Umowa zlecenie – koszty pracodawcy

Przedsiębiorcy, którzy decydują się na zatrudnienie pracowników na umowę zlecenie powinni przede wszystkim wiedzieć jak wygląda oskładkowanie takich umów. Nieraz organy ZUS kwestionują tego typu umowy wskazując, że mają cechy umowy o pracę i tak też powinny być zgłoszone do ZUS. Tak czy inaczej każda umowa zlecenie generuje określone koszty dla pracodawcy i w dzisiejszej publikacji zobaczymy jaka jest ich wysokość.

Co charakteryzuje umowę zlecenie?

Umowa zlecenie jest umową cywilnoprawną. Przyjmując zlecenie, zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonywania określonych czynności, najczęściej powtarzanych, dla dającego zlecenie. Umowa zlecenie może być wykonywana zarówno w siedzibie zleceniodawcy, jak i poza nią. Poniżej zaprezentujemy najważniejsze cechy umowy zlecenie.

Pracodawcy powinny pamiętać, że umowa zlecenie nie może posiadać zbyt wielu elementów charakterystycznych dla umowy o pracę, ponieważ ZUS mógłby taką umowę zakwestionować.

Jakie składki ZUS od umowy zlecenie?

W przypadku umów zleceń najbardziej kłopotliwe jest rozliczanie, jeśli zleceniobiorca posiada kilka tytułów do ubezpieczeń społecznych, mówimy wówczas o zbiegu tytułów do ubezpieczeń. I właśnie na tym polu powstaje najwięcej dylematów z rozliczaniem umowy. Co do zasady od umowy zlecenie są należne składki na ubezpieczenia społeczne, z tym że składka chorobowa będzie dobrowolna. Nie zawsze musi być również opłacane ubezpieczenie wypadkowe przez pracodawcę. Natomiast jeśli chodzi o składkę zdrowotną, to najczęściej będzie należna.

Czy zawsze trzeba płacić składki ZUS od umowy zlecenie?

Od kilku lat toczy się dyskusja na temat oskładkowania wszystkich umów, w tym umowy zlecenie. Dopóki to się nie stanie umowy są rozliczane zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami. Jak się okazuje nie zawsze trzeba będzie zapłacić składki ZUS, a zależy to od wielu czynników, niektóre z nich opiszemy w dzisiejszym artykule. Inaczej będzie rozliczana umowa zlecenie, jeśli będzie stanowiła jedyny tytuł do ubezpieczeń, a inaczej kiedy dojdzie do zbiegu tytułów do ubezpieczeń. Scenariuszy rozliczania umowy zlecenie może być bardzo dużo, nie zdołamy więc omówić wszystkich. Odniesiemy się do tych, które w naszej ocenie występują najczęściej.

Umowa zlecenie jako jedyny tytuł do ubezpieczeń społecznych

Jeżeli zleceniobiorca będzie posiadał tylko jeden tytuł do ubezpieczeń społecznych i będzie nim umowa zlecenie, to w takim przypadku obowiązkowe będą składki: emerytalne, rentowe, wypadkowe, składka chorobowa jest dobrowolna. Zobaczmy jak się będą kształtowały koszty pracodawcy w takim przypadku.

Przykład 1

Pan Wincenty zatrudnił pracownika na umowę zlecenie, który otrzyma wynagrodzenie w kwocie 3.600 zł, praca będzie wykonywana w siedzibie firmy. Składki ZUS naliczone w tabeli dotyczą wyłącznie części płatnika, ponieważ w części pracownika zostały zawarte w wynagrodzeniu brutto.

W tym przypadku koszt pracodawcy wyniesie 4.337,28 zł. Księgowanie w PKPiR będzie wyglądało następująco:

Umowa zlecenie z uczniem lub studentem

Uczniowie szkół ponadpodstawowych i studenci do 26 roku życia, jeśli zostali zatrudnieni na umowę zlecenie, nie mają obowiązku opłacania ani składek społecznych, ani składki zdrowotnej. Oznacza to, że kwota brutto określona na umowie, będzie jednocześnie kosztem pracodawcy.

Przykład 2

Pan Daniel zatrudnił w swojej firmie studenta, który nie ma ukończonych 26 lat, na umowę zlecenie za wynagrodzeniem 2.000,00 zł. Kosztem w prowadzonej działalności gospodarczej będzie kwota 2.000,00 zł, która się znajdzie w kol. 12 PKPiR.

Umowa zlecenie i umowa o pracę

Nie ma przeszkód, aby osoba zatrudniona na umowę o pracę pracowała również na umowę zlecenie. Przy czym w takim przypadku mamy do czynienia z dwoma sytuacjami:

1. Umowa zlecenie zawarta z własnym pracodawcą.
2. Umowa zlecenie zawarta z innym pracodawcą.

W pierwszym przypadku wynagrodzenie zarówno z tytułu umowy o pracę i umowy zlecenie będzie rozliczane na takich samych zasadach jak etat.

Przykład 3

Pan Emil zatrudnił panią Ewę na umowę o pracę od 1 stycznia 2023 r., jednocześnie w miesiącach maj-czerwiec 2023 r. podpisał z nią umowę zlecenie. W tym przypadku pani Ewa podlega pod obowiązkowe ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe z tytułu umowy o pracę i tak została zgłoszona do ubezpieczeń. Umowa zlecenie będzie sumowana z przychodem z umowy o pracę i od takiej kwoty będą naliczane wszystkie składki ZUS. Oznacza to, że umowa zlecenie z własnym pracodawcą jest rozliczana na takich samych zasadach jak umowa o pracę.

Przykład 4

Pani Aldona w miesiącu czerwcu zatrudniła pracownika na umowę zlecenie, umowa jest na kwotę 2.000 zł. Ten pracownik jest również na etacie w innej firmie i jego wynagrodzenie wynosi co najmniej kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę. W tej sytuacji składki na ubezpieczenia społeczne są dobrowolne. Kosztem pracodawcy będzie kwota brutto z tytułu umowy zlecenia, a więc 2.000,00 zł. Składka zdrowotna jest należna, ale jest opłacana ze środków zleceniobiorcy, dlatego nie zwiększa kwoty wydatku.

Umowa zlecenie i prowadzenia działalności gospodarczej

W przypadku działalności gospodarczej należy przede wszystkim rozstrzygnąć, czy taka umowa jest wykonywana w ramach działalności gospodarczej czy poza nią. Od tego będzie zależało, w jaki sposób należy opłacać składki ZUS od takiej umowy.

Nas będzie interesowała ta druga sytuacja, kiedy umowa zlecenie jest zawierana poza działalnością gospodarczą. W takim przypadku o tym, czy będą naliczane składki społeczne od umowy zlecenie będą decydowały składki ZUS opłacane w działalności. Jak wiemy przedsiębiorca, o ile spełnia warunki ustawowe, może opłacać składki ZUS w następującej formie:

• ulga na start,
• ZUS preferencyjny,
• Mały ZUS Plus,
• Duży ZUS.

Jedynie w przypadku Dużego ZUS przedsiębiorca może zdecydować, że jeżeli zapłaci obowiązkowe składki społeczne z działalności gospodarczej, to od umowy zlecenie składki społeczne są dobrowolne. W przypadku każdej innej formy opłacania składek ZUS, jeśli podstawa do naliczania składek społecznych jest niższa niż podstawa do Dużego ZUS, należy ustalić, czy składki ZUS będą opłacane z każdego tytułu, czy może tylko od umowy zlecenie.

Nawiązując do tematu naszej dzisiejszej publikacji kosztem pracodawcy w przypadku zleceniobiorcy, który prowadzi działalność gospodarczą będzie albo kwota brutto wynagrodzenia z tytułu umowy albo kwota brutto i składki w części płatnika składek.

Przykład 5

Pan Edward zatrudnił na umowę zlecenie przedsiębiorcę, który w działalności opłaca duży ZUS. Kwota umowy zlecenie wynosi 4.000 zł. W takim przypadku kosztem pracodawcy będzie kwota brutto 4.000 zł, chyba że przedsiębiorca będzie chciał opłacać dobrowolne składki społeczne od umowy.

Przykład 6

Pani Teresa zatrudniła na umowę zlecenie osobę, która prowadzi również własną działalność gospodarczą i z tego tytułu opłaca preferencyjne składki ZUS. Umowa zlecenie została podpisana na kwotę 2.000 zł i jest wykonywana w siedzibie pani Teresy.

Kosztem pani Teresy będzie kwota 2.360,60 zł. Księgowanie w PKPiR będzie wyglądało następująco:

Umowa zlecenie z emerytem i rencistą

W przypadku ustalonego prawa do emerytury lub renty zasady rozliczania umowy zlecenie będą takie same, jak w innych przypadkach. Od emerytury czy renty nie są pobierane składki społeczne, zobaczmy więc jakie będa koszty pracodawcy w takim przypadku.

Przykład 7

Pani Jadwiga jest emerytką i zatrudniła się na umowę zlecenie z wynagrodzeniem 2.000,00 zł. Umowa zlecenie jest wykonywana poza siedzibą zleceniodawcy, a więc nie będzie obowiązku opłacania składki wypadkowej. Zobaczmy, jak będa się kształtowały koszty pracodawcy.

Kosztem pani Jadwigi będzie kwota 2.325,20 zł. Księgowanie w PKPiR będzie wyglądało następująco:

Umowa zlecenie i prawo do zasiłku macierzyńskiego

Pracownik przebywający na urlopie macierzyńskim podlega pod obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne i rentowe z tego tytułu. Oznacza to, że jeżeli w trakcie pobierania zasiłku macierzyńskiego pracownik chce się zatrudnić na umowę zlecenie, to nie ma obowiązku opłacania składek społecznych. Składka zdrowotna jest płacona na zasadach ogólnych.

Przykład 8

Pani Ilona jest na urlopie macierzyński i podjęła pracę na umowę zlecenie w firmie A, pracuje zdalnie z domu. Kwota wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie wynosi 4.000 zł.

Kosztem firmy A będzie kwota 4.000,00 zł. Księgowanie w PKPiR będzie wyglądało następująco:

Umowa zlecenie na urlopie wychowawczym

Kolejny przykład łączenia umowy zlecenie dotyczy urlopu wychowawczego. W takim przypadku w grę wchodzą już obowiązkowe ubezpieczenia społeczne: emerytalne i rentowe. Co do składek na FP i FGŚP, to zgodnie z przepisami w okresie urlopu wychowawczego nie są takie składki opłacane. Nie ma przy tym znaczenia czy umowa zlecenie będzie zawarta z własnym pracodawcą, czy z obcym. Jeżeli zleceniobiorca będzie posiadał inne tytuły do ubezpieczeń społecznych, to należałoby zbadać zbieg tytułów do ubezpieczeń i ustalić z jakiego tytułu są obowiązkowe.

Przykład 9

Pani Paulina przebywa na urlopie wychowawczym i została zatrudniona na umowę zlecenie z wynagrodzeniem 3.000,00 zł, nie ma innych tytułów do ubezpieczeń. Umowa jest wykonywana poza siedzibą pracodawcy, dlatego nie będzie składki wypadkowej.

Kosztem firmy A będzie kwota 3.487,80 zł. Księgowanie w PKPiR będzie wyglądało następująco:

Podsumowanie

Przepisy odnoszące się do umowy zlecenie znajdziemy w ustawie Kodeks cywilny, a to oznacza, że pracownik na zleceniu nie ma takich samych przywilejów jak pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Jednak jeśli strony umowy tak zdecydują, to można w niej zamieścić różne ustalenia. Przykładowo można określić zasady udzielania urlopu wypoczynkowego o określonej liczbie dni. Dodatkowo należałoby doprecyzować, czy będzie to urlop płatny czy bezpłatny. Bez względu na pewne niedogodności umowy zlecenie i tak są chętnie zawierane. Mogą one stanowić zarówno dodatkowe źródło dochodów jak i jedyne. Można zawierać nieograniczoną ilość umów zlecenie, nie ma żadnych ograniczeń. Przepisy dotyczące oskładkowania umowy zlecenia w przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń są dość zawiłe. Możliwości łączenia umowy zlecenia z innymi tytułami jest dużo, w dzisiejszej publikacji opisaliśmy tylko niektóre z nich. Z założenia artykuł miał wskazać pracodawcom, jakie ewentualne obciążenia finansowe ich czekają w przypadku zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie.