Chat with us, powered by LiveChat

Delegacja zagraniczna przedsiębiorcy

delegacja pracownika i wynajem mieszkania

Wybierasz się w zagraniczną delegację? Sprawdź, w jaki sposób dokonać jej rozliczenia.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą załatwiać sprawy służbowe zarówno w kraju, jak i za granicą. Takie wyjazdy odbywają się z różnych powodów, może to być spotkanie z kontrahentem, międzynarodowe targi, czy inne okoliczności, które mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W ramach cyklu artykułów na temat delegacji w dzisiejszej publikacji opiszemy zagraniczną podróż służbową przedsiębiorcy.

Na co zwrócić uwagę przy delegacji zagranicznej?

Wyjazdy służbowe zagraniczne niosą za sobą wiele pytań co można, a czego nie można ujmować w kosztach uzyskania przychodów. Dodatkowo często czynny podatnik VAT ma problem, w jaki sposób wykazywać dany wydatek w ewidencjach VAT. Dlatego będziemy po kolei odnosili się do tych problematycznych kwestii.

Koszty delegacji można podzielić na kategorie:

  1. Koszty przejazdu.
  2. Koszty noclegu.
  3. Inne wydatki.
  4. Diety.

W dalszej części będziemy omawiali rozliczanie delegacji zagranicznej w poszczególnych kategoriach wydatków.

Koszty przejazdu w delegacji zagranicznej

Nie ma ograniczeń co do środka transportu, jaki można wykorzystywać w zagranicznej podróży służbowej, może to być:

  • pociąg, autobus, samolot – kosztem będzie cena biletu za przejazd – podstawą rozliczeń będzie faktura, bilet lotniczy,
  • samochód firmowy ujęty w ewidencji środków trwałych, lub użytkowany na podstawie umowy najmu, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze – podstawą rozliczeń są np.: faktury, rachunki, dowody opłat – 75% poniesionych opłat jeżeli samochód jest wykorzystywany w sposób mieszany, 100% – jeżeli jest wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej,
  • samochód prywatny – podstawą rozliczeń będą dowody wymienione powyżej – 20% poniesionych opłat,
  • wynajem samochodu za granicą – krótkoterminowy do 30 dni najczęściej, długoterminowy powyżej 30 dni – koszt na podstawie faktur, rachunków,
  • przejazd taksówką – koszt na podstawie faktur, rachunków,
  • koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej. W tym przypadku otrzymany bilet za przejazd zgodnie z interpretacja ogólną MF może być rozliczony na podstawie biletu za przejazd, z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku. Możliwość ujęcia w kosztach biletu za przejazd w przypadku delegacji należy traktować, jako wyjątek od zasady ogólnej, która w innych okolicznościach zabrania zaliczania takiego wydatku do kosztów.

Pamiętajmy, że jeżeli posiadamy faktury, rachunki, na których widnieje nazwa firmy i pozostałe dane identyfikacyjne, to taki dokument można bezpośrednio zaksięgować w kosztach uzyskania przychodów. Przedsiębiorca powinien dążyć do uzyskania dokumentu zakupu, który będzie zgodny z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia PKPiR. Z przepisów nie wynika jednoznacznie, że bilety, kupony, paragony, dokumentujące wydatki w podróży służbowej mogą być załączone do dowodu wewnętrznego, który będzie podstawą do zaksięgowania w kosztach firmy.

Przejazdy w delegacji zagranicznej a VAT

W przypadku delegacji zagranicznej rozliczanie podatku VAT najczęściej będzie rozpatrywane w kontekście importu usług i miejsca, w którym powinien być ten VAT rozliczony. Przykładowo przy krótkoterminowym wynajmie środków transportu do 30 dni, zgodnie z ustawą o VAT (art. 28j) miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym te środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy, a więc VAT będzie rozliczany za granicą, a polski przedsiębiorca nie wykaże importu usług.

Jeżeli w grę będzie wchodził najem długoterminowy powyżej 30 dni, to wówczas miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej (art. 28b ustawy o VAT), a więc polski przedsiębiorca rozliczy import usług. W tym przypadku czynny podatnik VAT musi dodatkowo pamiętać o ograniczeniu w odliczeniu podatku VAT naliczonego do 50%, dotyczy to również importu usług.

Zakup paliwa za granicą, czy to do samochodu osobistego, czy wynajmowanego nie rodzi żadnych skutków na gruncie podatku VAT. Skorzystanie z usługi przejazdu taksówką za granicą nie stanowi dla przedsiębiorcy importu usług, ponieważ miejscem świadczenia usług transportu pasażerów jest miejsce, gdzie odbywa się transport (art. 28f ustawy o VAT).

Rozliczanie noclegów w delegacji zagranicznej

Noclegi w zagranicznej podróży służbowej są rozliczane w kosztach podatkowych na podstawie dowodów typu: faktura, rachunek. Z punktu widzenia podatku VAT usługa noclegowa nie stanowi importu usług (art. 28e), miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami jest miejsce położenia nieruchomości.

Inne wydatki w delegacji zagranicznej

Najczęściej do innych wydatków zaliczane są wszelkiego rodzaju bilety wstępu na organizowane targi, wystawy, pokazy. Dokumentowanie kosztu będzie dokonywane na podstawie faktury, rachunku, innego dowodu.

Delegacja zagraniczna – dieta

Dieta w zagranicznej podróży służbowej ma rekompensować przedsiębiorcy koszty związane z wyżywieniem. Sposób wyliczania diety uregulowany jest w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Wysokość diet oblicza się w następujący sposób:

  • za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za niepełną dobę podróży zagranicznej:
    • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
    • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
    • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach została określona w załączniku do rozporządzenia, o którym mowa powyżej.

Przeliczanie kosztów w walucie obcej

Przedsiębiorca, który w zagranicznej podróży otrzyma dokumenty wystawione w walucie obcej musi je przeliczyć na walutę polską. W zależności od sposobu dokumentowania kosztu przeliczenia na PLN dokonuje się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień:

  • wystawienia faktury, rachunku,
  • wystawienia dowodu wewnętrznego.

Wszystkie koszty związane z delegacją zagraniczną przedsiębiorcy są księgowane w PKPiR w kol. 13 “Pozostałe wydatki”.

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

4 komentarze

  1. Grzegorz Kozielski

    Witam.

    prowadzę działalność gospodarczą w oparciu o KPiR, jestem płatnikiem VAT-u. Siedziba firmy jest w Warszawie, natomiast kontrakt z kontrahentem przewiduje pobyt i pracę w UK od poniedziałku do piątku. Czy w tej sytuacji mogę to potraktować jako delegację (de facto pracuję w siedzibie konktrahenta, ale jednak w innym miejscu niż siedziba mojej firmy)?

    I drugie pytanie – większość wydatków poniesiona z transportem np. przejazd autobusem z lotniska do siedziby kontrahenta udokumentowana jest bardzo symbolicznie (pamiętajmy, że to jest UK). Przykładowo, na bilecie nie ma NIP-u, a tylko nazwa firmy. Nie ma podatku, a tylko cała kwota, którą płaci kupujący (być może podatek jest 0%, ale nie ma o tym śladu na bilecie). Czy taki bilet można w jakikolwiek sposób zaksięgować?

    pozdrawiam,
    Grzegorz

  2. J. Pindelska

    Delegacją jest podróż w celu wykonania czynności związanych z prowadzoną działalnością poza miejsce zamieszkania lub poza siedzibę/oddziałem DG. Fakt, że usługa jest wykonywana bezpośrednio w siedzibie kontrahenta nie wyklucza delegacji – jest to nadal podróż służbowa poza miejsce zamieszkania/siedzibę DG mająca na celu osiągnięcie przychodu z tej DG.

    Wydatki zagraniczne i ich dokumentowanie jest częstym problemem. Najważniejszą kwestią jest potwierdzenie nabywcy usługi – nawet jeżeli bilet lub inny dokument na przejazd nie zawiera NIPu (często nie mamy możliwości w podróżach zagranicznych uzyskać dokumentu z NIPem), nadal pozostaje wydatkiem poniesionym w związku z podróżą, a wystawionym na Pańską firmę.

  3. justyna soła

    Witam!!
    Czy samozatrudniająca sie osoba-branza budowlana pracujaca w niemczech i tam wykonujaca swoja prace moze wystawic sobie delegacje i ujac jej koszt w rozliczeniu kpir.?? Proszę także o podpowiedz jak rozliczyć taka delegacje gdyż na poniesione koszty nie ma żadnych dokumentów- opłata za mieszkanie jest oddawana pracodawcy do reki.Czu można wogole w tej sytuacji naliczać diety za każdy dzień pracy??Prosze o informacje.

  4. J.Pindelska

    Przedsiębiorca nie wystawia sobie polecenia wyjazdu służbowego – nie jest pracownikiem. Ale ma prawo rozliczyć wydatki poniesione w związku z wykonywaniem DG poza siedzibą firmy (np. w Niemczech) razem z dietą – lecz na podstawie odpowiednich dokumentów kosztowych. Jeśli tych dokumentów brak, to nie ma jak rozliczyć wydatków.
    Wyjątkiem od zasady dokumentowania wydatków są tylko zryczałtowane diety – na rozliczenie ich w koszty wystarczy sporządzenie dowodu wewnętrznego, nie potrzeba potwierdzenia wydatków na wyżywienie.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Odwiedź nasz
kanał na

I sprawdź:

  • podstawy prowadzenia firmy,
  • rady i opinie ekspertów,
  • bieżące terminy podatkowe.

SUBSKRYBUJ

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość