Faktura mailem zamiast paragonu

Dokumentowanie sprzedaży musi być potwierdzone w odpowiedniej formie przewidzianej przepisami podatkowymi. Oczywiście procedury wystawiania faktur, paragonów fiskalnych czy też ewidencje sprzedaży bezrachunkowej zostały uregulowane ustawowo. Jakim dokumentem przedsiębiorca będzie potwierdzał dokonywaną sprzedaż zależy od kilku czynników, ale dzisiaj odpowiemy na pytanie, czy można wysłać mailem fakturę zamiast paragonu?

W jakiej postaci mamy paragony fiskalne?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących forma, w jakiej można wydać paragon fiskalny klientowi będzie zależała od typu używanej kasy fiskalnej. W przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii będą to paragony fiskalne papierowe. Natomiast już w przypadku kas on-line będą to paragony fiskalne w postaci papierowej i elektronicznej. Pomimo że przepisy przewidują możliwość wystawiania paragonu w formie elektronicznej już od 30 kwietnia 2019 r. jednakże nie było to uregulowane w ustawie o podatku VAT i takie rozwiązanie nie cieszyło się popularnością wśród przedsiębiorców.

Pandemia COVID-19 zmieniła dużo przepisów podatkowych, które mają wspierać przedsiębiorców w wypełnianiu obowiązków ustawowych na odległość. Jednym z takich rozwiązań było wprowadzenie zapisu do ustawy o VAT, w którym jest mowa, że paragon fiskalny mogą wystawiać za zgodą nabywcy w postaci elektronicznej i przesyłać w sposób z nim uzgodniony (art. 111 ust. 3a ustawy o VAT).

Jaki problem został poruszony w jednej z interpretacji podatkowych?

W przedmiotowej interpretacji Wnioskodawca będący czynnym podatnikiem VAT dokonuje sprzedaży na rzecz Klientów – osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Z uwagi na planowane wdrożenie nowego systemu sprzedaży w placówkach handlowych Wnioskodawca zwrócił się z pytaniem, czy przesłanie Klientowi faktury elektronicznej (w formie dokumentu elektronicznego lub linku do dokumentu elektronicznego) na podany podczas rejestracji adres e-mail może zwolnić z obowiązku wydawania Klientowi również paragonu fiskalnego?

Klient będzie musiał spełniać kilka warunków:

• przystępując do rozliczeń w formie Systemu będzie musiał zaakceptować regulamin,
• w regulaminie będzie zawarta informacja, że wyraża zgodę na otrzymywanie elektronicznych faktur,
• w ramach Systemu Klient będzie dokonywał zakupów bezobsługowo,
• płatność za zakupy będzie dokonywana online (np. karta płatnicza, przelew online, BLIK).

Transakcja będzie przez Wnioskodawcę dokumentowana paragonami fiskalnymi drukowanymi automatycznie, ale nie będą one trafiały do Klientów. Natomiast Klientom będzie udostępniona faktura elektroniczna na wskazany adres e-mail. Dodatkowo na koniec dnia Wnioskodawca będzie drukował wszystkie faktury wystawione danego dnia i łączył je z paragonami, a następnie archiwizował.

W odpowiedzi Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji nr 0113-KDIPT1-3.4012.356.2020.1.ALN z dnia 6 lipca 2020 r. uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe, w uzasadnieniu napisał:
Jak wskazał Wnioskodawca celem przystąpienia do rozliczeń w ramach Systemu Klienci będą zobowiązani do zaakceptowania stosownego regulaminu, a zgodnie z regulaminem, Klienci wyrażą zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych. Stosownie do art. 106h ustawy o VAT w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. (…) Zatem, należy stwierdzić, że Wnioskodawca nie będzie miał obowiązku wydania osobie fizycznej nieprowadzącą działalności gospodarczej paragonu fiskalnego w przypadku przesłania faktury elektronicznej na wskazany w procesie rejestracji adres e-mail (w formie dokumentu elektronicznego lub linku do dokumentu elektronicznego). Jednocześnie Wnioskodawca będzie miał obowiązek dołączenia do egzemplarza faktury pozostającego u Wnioskodawcy paragonu fiskalnego dotyczącego tej sprzedaży.

Czy można wysłać fakturę mailem zamiast paragonu?

Otóż jak wynika z powyżej przedstawionego stanowiska fiskusa w wydanej indywidualnej interpretacji podatkowej można wysłać Klientowi fakturę zamiast paragonu, ale po spełnieniu określonych warunków, o których też jest mowa w interpretacji. Należy jednak nie zapominać, że podstawowym dokumentem potwierdzającym transakcję z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej jest paragon fiskalny, chyba że przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia z ewidencji na kasie fiskalnej zgodnie z przepisami. Wydana interpretacja odnosi się do sytuacji opisanej we wniosku i tylko w taki sposób należy podchodzić do wyjaśnień w niej zawartych.