Jak wdrożyć strategię zarządzania wiedzą w małych i średnich przedsiębiorstwach?

Czym jest wiedza?

W kontekście przedsiębiorczości, wiedzę można określić jako pomysły, koncepcje bądź obserwacje, które są wykorzystywane do podejmowania działań, mających przynosić zyski.

Związek między danymi, informacją a wiedzą

Dane same w sobie stanowią jedynie pewien fakt, które bez interpretacji nie mają znaczenia. Dopiero po ich przetworzeniu i uporządkowaniu stają się informacjami odpowiadającymi na pytania Kto? Co? Gdzie? Kiedy? Z kolei wyjaśnienie i zrozumienie otrzymanych informacji dostarcza nam wiedzy, niezbędnej w procesie decyzyjnym.

Wiedza jest nieocenionym elementem strategii biznesowej firmy, ponieważ dzięki niej możesz kreować swoją przewagę konkurencyjną. Ważne jest, aby rozpoznawać słabości i luki wiedzy.

Czym jest strategia zarządzania wiedzą?

Niezależnie od przedsięwzięcia, jakiego się podejmujesz, warto mieć opracowany plan działania. Nie inaczej jest w przypadku prowadzenia biznesu. Strategia pozwala zmaterializować misję i cele przedsiębiorstwa poprzez sprecyzowanie kierunku i rodzaju działań, jakie musisz podjąć.

Skuteczne zarządzanie wiedzą w organizacji ułatwia jej gromadzenie, dzielenie się nią i wykorzystywanie w praktyce.

Kodyfikacja i personalizacja

Jednymi z najczęściej spotykanych strategii wykorzystywanych w praktyce są kodyfikacja i personalizacja. Dodatkowo łączą się one z pojęciami wiedzy formalnej (jawnej) i ukrytej (cichej).

Strategia kodyfikacji opiera się na wiedzy formalnej, która przechowywana jest w dokumentacji przedsiębiorstwa – specyfikacjach technicznych, materiałach szkoleniowych, raportach, analizach itd. Taka forma w znaczącym stopniu ułatwia przekazywanie wiedzy nowym, jak i obecnym pracownikom.

Z kolei strategia personalizacji bazuje na kontaktach międzyludzkich pracowników każdego szczebla i wymianie doświadczeń między nimi. W tym przypadku dzielenie się tzw. wiedzą ukrytą ma miejsce podczas spotkań zespołów, rozmów, dyskusji itp.

Zarządzanie wiedzą w MŚP

Prowadzenie przedsiębiorstwa jest wymagającym zadaniem z uwagi na dużą dynamikę zmian i konieczność ciągłego rozwoju. Może to być wyzwaniem szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorców, których zasięg i zasoby są znacznie ograniczone.

Udział sektora MŚP we wzroście gospodarczym jest niebagatelny – są one często źródłem innowacyjnych rozwiązań oraz dywersyfikują rynek. Cechują się uproszczoną strukturą organizacyjną, zazwyczaj oferują niszowe produkty i usługi. Kapitał, który wykorzystywany jest do rozwoju działalności, pochodzi zazwyczaj z oszczędności właścicieli, zaciągniętych kredytów bankowych lub niekiedy prywatnych inwestorów np. Aniołów Biznesu. Zatrudniają stosunkowo niewielką liczbę pracowników (małe przedsiębiorstwa nie więcej niż 50 osób, średnie – pomiędzy 50 a 250), dzięki czemu mogą oni utrzymywać bliskie relacje z kierownictwem i łatwiej im utożsamiać się z celami firmy. Można spotkać się tutaj z centralizacją władzy – większość decyzji podejmowanych jest tylko na podstawie opinii i doświadczenia właściciela. Nadzorowanie wszystkich obszarów działalności w ten sposób wiąże się z ryzykiem – przyszłość firmy zależy od jego kompetencji, niektóre obszary zarządzania mogą działać nieefektywnie, a potencjał intelektualny pracowników pozostać niezauważonym.

Zalety wdrożenia strategii zarządzania wiedzą

Wprowadzanie zmian w dotychczasowym sposobie postępowania wymaga wysiłku i czasu. Wcielenie w życie strategii zarządzania wiedzą wiele zależy od postawy kierownictwa, jak i pracowników. Niemniej jednak jest to konieczne do rozwoju i wzrostu potencjału Twojej firmy. Jakie korzyści może przynieść Ci wprowadzenie kilku zmian w swoim sposobie zarządzania?

• zwiększenie efektywności – spójny i zorganizowany system zarządzania umożliwia pracownikom łatwy dostęp do informacji, podnosząc jakość ich pracy;
• lepsza współpraca i komunikacja – wykorzystanie systemów informatycznych, różnych kanałów komunikacji gwarantuje większą transparentność i budowanie pozytywnych relacji w zespole;
• skuteczny proces decyzyjny – dostęp do wiedzy i doświadczeń kadry pomoże nabrać obiektywnej perspektywy, potrzebnej do podejmowania działań zgodnych z celami firmy;
• rozpoznawanie braków i niedociągnięć – w trakcie kompletowania i dokumentowania zebranej wiedzy można dostrzec dodatkowe możliwości, jak udoskonalić procesy w firmie;
• bezpieczeństwo – przechowywanie danych na serwerach lub w dokumentach zmniejsza ryzyko przedostania się ich poza organizację.

Czynniki sukcesu wdrożenia zarządzania wiedzą w organizacji

Jeżeli jeszcze nie wiesz, czym są czynniki sukcesu, koniecznie zajrzyj do tego artykułu. W tym przypadku również można wyróżnić kilka cech firmy, które mogą znacząco ułatwić wprowadzanie pozytywnych zmian w strategicznym zarządzaniu wiedzą. Będą to np.:

• gotowość do ciągłego doskonalenia, uczenia się;
• chęć przekazywania wiedzy innym, zaangażowanie personelu;
• dostosowanie struktury organizacyjnej i zaplecza technicznego;
• podkreślanie przez kierownictwo wartości wiedzy i korzyści wynikających z jej korzystania.

Bariery wdrożenia strategii zarządzania wiedzą w MŚP

Wprowadzanie zmian w przyzwyczajeniach i sposobach postępowania, wiąże się z wysiłkiem i stojącymi na drodze przeszkodami. Wcześniejsza świadomość ograniczeń, które mogą pojawić się podczas tego procesu, ułatwi Ci radzenie sobie z nimi. Oto kilka możliwych kwestii, które będą wymagać Twojej większej uwagi:

• niechęć kierownictwa lub pracowników – kadra wyższego szczebla może obawiać się przecieku informacyjnego, co zaszkodziłoby pozycji firmy, natomiast inni pracownicy – utraty danego miejsca w hierarchii;
• brak zaangażowania – często wynika lub wiąże się z wymienioną powyżej przyczyną, może odnosić się do pracowników oraz samych właścicieli, którzy będą bardziej skupiać się na innych działaniach;
• brak czasu i zasobów na poświęcenie uwagi zagadnieniu zarządzania wiedzą;
• nieufność w stosunku do doradców – krytyka od osoby z zewnątrz może zostać odebrana jako atak, a nie jako próba pomocy i wprowadzenia zmian.

Jak wdrożyć strategię zarządzania wiedzą w swojej firmie?

W rzeczywistości wdrożenie systemu zarządzania wiedzą może stanowić wyzwanie dla właścicieli firm. Niewystarczająca ilość informacji na ten temat i brak doświadczenia może początkowo zniechęcać. Jednakże wartość dodana, jaką można otrzymać w zamian, jest tego warta. Wzięcie pod uwagę poniższych wskazówek ułatwi Ci skuteczne przeprowadzenie tego procesu:

1. Oceń obecną sytuację – przed przystąpieniem do działania, powinieneś/-aś zbadać efektywność dotychczasowego systemu, zwróć uwagę na każdy element składający się na funkcjonowanie przedsiębiorstwa – procedury, kadrę, technologię, strukturę organizacyjną. Wykrycie nieprawidłowości pozwoli Ci określić, co warto poprawić;
2. Sprecyzuj swoje cele – po znalezieniu słabych stron organizacji określ swoje długoterminowe i krótkoterminowe cele, aby wiedzieć do czego dążyć i nadzorować poczynione postępy;
3. Przygotuj firmę na zmiany – adaptacja nowej strategii obejmuje całokształt przedsiębiorstwa, zwykle poza obszarem organizacyjnym, IT, zmiany dotyczą również pracowników, którzy stanowią cenny kapitał;
4. Ustal, które z czynności muszą wejść w codzienność – wybierz praktyki, które uważasz, że powinny stać się podstawą funkcjonowania i będą możliwe do egzekwowania . Może to być konkretny sposób gromadzenia, archiwizacji wiedzy lub sposobu przekazywania go innym;
5. Realizacja – ostatnim, a jednocześnie najbardziej wymagającym etapem jest wdrożenie systemu zarządzania wiedzą w codzienne użytkowanie. Wymaga to nie tylko dużych nakładów finansowych, ale również proaktywnej postawy właścicieli i kadry pracowniczej.