Komunikacja w firmie – najczęstsze błędy

Trudności w komunikacji

Komunikacja w firmie może napotkać wiele zróżnicowanych trudności. Jeden problem może prowadzić do kolejnego i tworząc pewnego rodzaju efekt domina, będzie stale utrudniać pracę. Zakładając firmę, warto zastanowić się jak wyobrażamy sobie atmosferę w pracy oraz jaką formę komunikacji chcemy zastosować, zarówno w stosunku do kadry menadżerskiej jak i w relacji z resztą pracowników. Jeśli od początku będziemy mieli plan działania, to łatwiej będzie go modyfikować wraz z rozwojem naszego biznesu. Nie jesteśmy jednak w stanie przygotować się na wszystko, dlatego należy trzymać rękę na pulsie i odpowiednio szybko interweniować, gdy pojawi się problem.

Błędy w komunikacji

Brak informacji zwrotnej

Informacja zwrotna, zarówno na początku pracy w nowej firmie, jak i po wielu latach stażu jest bardzo istotna dla pracowników. Wiedza na temat poprawności wykonywanych obowiązków pozwala na określenie obszarów, w których pracownik musi się doszkolić. Brak feedbacku może negatywnie wpływać na jego komunikację z przełożonym. Dzięki wypunktowaniu tego co robi dobrze oraz tego co powinien poprawić, ma on możliwość rozwoju umiejętności i pracy nad efektywnością swoich zadań.

Komunikacja jednostronna

W wielu firmach funkcjonuje przestarzałe, jednostronne podejście do komunikacji zarządu z pracownikami. Plany i zadania są ustalane przez przełożonych i przekazywane podwładnym. Nie mają oni wpływu na proces realizacji projektu, ponieważ muszą wdrożyć dokładnie to, co zostało im zlecone. Pracodawca, który zamiast współpracować z zespołem, narzuca wszystkim swoje zdanie, może doprowadzić do spadku komunikacji. Pracownicy nie będą się angażować i proponować nowych, ciekawych rozwiązań, jeśli ich zdanie będzie nieustannie ignorowane. Warto zastanowić się nad propozycjami podwładnych i wdrożyć te, które mogłyby przynieść biznesowe korzyści dla firmy.

Uwagi na forum

Przekazywanie informacji delikatnych wymaga empatii i umiejętności postawienia się na miejscu drugiej osoby. Zwracanie uwagi jednemu pracownikowi powinno odbywać się na osobności, a nie w obecności innych pracowników. Nie wiemy jak pracownik zareaguje na przekazywane informacje, dlatego, aby nie poczuł się niekomfortowo, warto zaprosić go na rozmowę w cztery oczy.

Za dużo emocji

Komunikacja może wywołać silne emocje zarówno u pracodawcy jak i pracownika. Warto starać się nad nimi panować i zachować otwarty umysł. Nadmierne zdenerwowanie może sprowokować nas do krzyku a nawet płaczu, co nigdy nie wychodzi na dobre, gdyż może zostać uznane za nieprofesjonalne. Dodatkowo, takie skrajne emocje mogą doprowadzić do konfliktu, a on na pewno nie ułatwi komunikacji w przyszłości.

Brak empatii

Wspomniana wcześniej empatia jest istotnym elementem właściwej komunikacji w firmie. Nie będziemy w stanie zrozumieć drugiej osoby, jeżeli nie spróbujemy postawić się w jej sytuacji. Bezwzględna ocena i krytyka drugiej osoby może spowodować, że w przyszłości będzie ona unikać kontaktu z nami. Warto mieć na uwadze, że każda osoba jest inna, a na jej zachowanie może mieć wpływ wiele innych czynników, które nie są związane z pracą.

Obrażanie, groźby

Obrażanie pracownika podczas przekazywania komunikatu, a nawet grożenie np. utratą pracy lub brakiem podwyżki jest bardzo nieprofesjonalne i wywołuje u niego dyskomfort psychiczny. Takie zachowanie nie wpływa korzystnie na współpracę oraz przyszłą komunikację. Przekazywanie informacji powinno się odbywać w taki sposób, aby pracownik zrozumiał intencje przełożonego. Sprawi to, że będzie wykonywał swoją pracę bardziej efektywnie, ale jednocześnie czuł się bezpiecznie na swoim stanowisku. Nawet szef nie ma prawa obrażać swoich pracowników, niezależnie od tego jakie błędy popełnili.

W każdej firmie występują problemy na poziomie komunikacji, jednak warto zadbać o to, aby je zminimalizować. Im gorszy przepływ informacji, tym mniejsze zaangażowanie, motywacja oraz poziom zaufania pracowników do przełożonych. Taka sytuacja nie jest korzystna, ani dla pracownika, ani dla przedsiębiorstwa, dlatego należy dbać o komunikację i wyciągać wnioski z popełnianych błędów.