Nowe zasady wykorzystania urlopu rodzicielskiego, urlop opiekuńczy oraz inne zmiany w kodeksie pracy od 2023

W ostatnich latach nieustająco piszemy o zmianach przepisów podatkowych, co już stało się tak powszechne, że przestajemy się dziwić, jak pojawiają się nowe informacje na ten temat. Jednak nowe przepisy są wprowadzone nie tylko na grunt podatkowy i obejmują swoim zasięgiem również inne obszary. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się nowelizacją Kodeksu pracy a w szczególności nowymi zasadami wykorzystania urlopu rodzicielskiego, urlopu opiekuńczego i pozostałymi zmianami, które zaczęły obowiązywać od 2023 roku.

Co obejmują zmiany w Kodeksie pracy z 2023 roku?

Obecnie wprowadzone zmiany do Kodeksu pracy w dużej mierze były podyktowane założeniami opisanymi w dyrektywach unijnych dotyczących przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej. Dodatkowo założenia unijne zakładają, że widoczna jest potrzeba doprowadzenia do równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów. Ta ostatnia dyrektywa nazywana jest dyrektywą rodzicielską. Pisaliśmy już na ten temat na łamach naszych publikacji, jednak wielu czytelników czuje ciągły niedosyt informacji. Co przyświeca tym nowym przepisom, to m.in.:

To tylko bardzo ogólne informacje o charakterze wprowadzonych zmian przepisów w Kodeksie pracy. Poniżej opiszemy w większej szczegółowości, o jakich konkretnie zmianach mówimy.

Prawo pracownika do informacji

Obecnie w zmienionych przepisach wiele kwestii zostało wyraźnie wyartykułowanych. Nowe obowiązki informacyjne stanowią duże wyzwanie dla pracodawcy, który musi je respektować. Niekiedy może to oznaczać konieczność wprowadzenia wewnętrznych procedur, które muszą być przestrzegane przez służby zajmujące się kadrami. Wiele informacji musi dotrzeć do każdego pracownika. Zobaczmy więc o jakich zmianach jest mowa.

Informacje przekazywane pracownikowi na piśmie w ciągu 7 dni od zatrudnienia, będą obejmowały w szczególności zawiadomienie o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• przysługujących przerwach w pracy,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• pracy zmianowej ‒ zasady dotyczące przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej obowiązującej u pracodawcy,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Jeżeli u danego pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy, to pracodawca przekazuje dodatkowo informacje o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Powiadomienie pracownika może być dokonane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że pracodawca będzie posiadał dowód przekazania i otrzymania komunikatu przez zainteresowane osoby.

Informacje dla pracowników wysyłanych za granicę

Jeżeli pracodawca w ramach nawiązanego stosunku pracy będzie delegował swoich pracowników poza granice kraju, to będzie miał dodatkowe obowiązki z tym związane. Mianowicie każdy pracownik, którego to będzie dotyczyło musi posiadać informacje w szczególności o:

• państwie lub państwach, w których ma być wykonywana praca za granicą,
• przewidywanym czasie trwania tej pracy,
• charakterze świadczonej pracy,
• walucie, w której zostanie wypłacone wynagrodzenie,
• zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju.

Jeżeli powrót jest zapewniony, to muszą być podane warunki tego powrotu. Informacja musi być przekazana w formie papierowej lub elektronicznej i odpowiednio udokumentowana w aktach pracowniczych.

Informacja o wolnych stanowiskach pracy i procedurach awansu

Wszyscy pracownicy pozostający w zatrudnieniu powinni być informowani, w sposób przyjęty u danego pracodawcy również o:

• możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy,
• możliwości awansu,
• wolnych stanowiskach pracy.

Ta procedura odnosi się również do pracowników, którzy przebywają na urlopach rodzicielskich, żeby mogli uczestniczyć w takich akcjach informacyjnych i ubiegać się o wolne stanowiska pracy. Żaden z zatrudnionych pracowników nie może zostać pominięty.

Przejście pracownika do innych form zatrudnienia

Zmienione przepisy dopuszczają, żeby pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej przez okres 6 miesięcy mógł raz w roku kalendarzowym wystąpić do swojego pracodawcy z wnioskiem o:

• zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony,
• bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy,
• zmianę rodzaju pracy,
• zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy

Pracownik składa taki wniosek w formie papierowej lub elektronicznej Pracodawca w miarę możliwości, powinien uwzględnić wniosek pracownika. Musi również udzielić pracownikowi odpowiedzi na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia jego otrzymania. Jeżeli nie będzie możliwe uwzględnienie wniosku pracownika, pracodawca informuje o przyczynie odmowy.

Dodatkowa ochrona przed zwolnieniem pracownika

Do ustawy zostały wprowadzone sytuacje, które o ile wystąpią nie mogą stanowić podstawy do wypowiedzenia umowy o pracę, znalazły się tutaj:

1. Wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony lub bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy.
2. Jednoczesne pozostawanie w stosunku pracy z innym pracodawcą.
3. Dochodzenie praw o udzielenia informacji o warunkach zatrudnienia lub ich zmianie.
4. Skorzystanie z prawa do zwrotu kosztów szkolenia czy wliczenia czasu szkolenia do czasu pracy.

Zmiany w umowach na czas określony

Po zmianie Kodeksu pracy doszło do zrównania umów na czas nieokreślony z umowami na czas określony – pracodawca musi podawać podstawę prawną rozwiązania umowy. Jeżeli u danego pracodawcy funkcjonuje organizacja związkowa, pracodawca ma obowiązek poinformowania tej organizacji. Jeżeli umowa zostanie rozwiązana z naruszeniem przepisów pracowników może udać się do sądu pracy. W wyniku rozstrzygnięcia może dojść do przywrócenia pracownika do pracy lub zostanie orzeczona wypłata odszkodowania na rzecz pracownika.

Szkolenia dla pracowników

Jeżeli pracodawca ma obowiązek przeprowadzenia szkolenia, które jest niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, szkolenia takie muszą się odbywać na koszt pracodawcy oraz na ile jest to możliwe w godzinach pracy pracownika. Czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy. Obowiązek pracodawcy przeprowadzenia szkoleń musi być zapisany w postanowieniach układu zbiorowego pracy lub innego porozumieniu zbiorowego lub regulaminu lub wynikać z innych przepisów wewnętrznych a jeśli takich nie ma u pracodawcy, to wprost z umowy o pracę. Dotyczy to również szkoleń odbywanych na podstawie polecenia przełożonego.

Wprowadzenie dodatkowych przerw w pracy

W ramach wprowadzonych zmian przepisów wprowadzone zostały również dodatkowe przerwy w pracy, które są uzależnione od wymiaru czasu pracy i tak:

Nieobecność w pracy z powodu działania siły wyższej

Jeżeli z ważnych powodów rodzinnych (np. wypadek, choroba) niezbędna będzie obecność pracownika, będzie mu przysługiwało zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni lub 16 godzin. Pod pojęciem siły wyższej należy uznać zdarzenie, które jest zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i któremu nie można było zapobiec. Za czas zwolnienia od pracy będzie przysługiwało wynagrodzenie w wysokości 50% wynagrodzenia liczonego na takich samych zasadach, jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego. Jeżeli pracownik będzie zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, zwolnienie przysługuje proporcjonalnie.

Urlop rodzicielski

Wymiar urlopu rodzicielskiego został wydłużony o 9 tygodni i obecnie wynosi:

• 41 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka,
• 43 tygodnie – w przypadku porodu mnogiego.

W przypadku przysposobienia dziecka do 7 roku życia (do 10 lat z odroczonym obowiązkiem szkolnym) również wydłużony został wymiar urlopu rodzicielskiego o 9 tygodni i obecnie wynosi 38 tygodni. Urlop rodzicielski na dzieci niepełnosprawne i nieuleczalnie chore został wydłużony do 65 tygodni w przypadku jednego dziecka i 67 tygodni w przypadku większej liczby dzieci.

Łączenie urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy

W okresie urlopu rodzicielskiego pracownik może podjąć pracę u pracodawcy udzielającego takiego urlopu. Odbywa się to na wniosek pracownika. Jeżeli pracodawca odmówi, to będzie musiał udzielić odpowiedzi w ciągu 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Odpowiedź przekazuje się w formie papierowej lub elektronicznej. Praca w trakcie urlopu rodzicielskiego spowoduje wydłużeniu okresu do skorzystania z urlopu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, jednak nie dłużej niż zostało to zapisane w Kodeksie pracy.

Zmiany w urlopie ojcowskim

Każdy ojciec ma prawo do skorzystania z urlopu ojcowskiego, który wynosi 2 tygodnie. Skrócony został okres, w którym może być wykorzystany urlop ojcowski z 24 miesięcy do 12 miesięcy od dnia urodzenia dziecka. Urlop może być wykorzystany jednorazowo lub w dwóch częściach.

Ochrona pracownika w trakcie urlopów związanych z rodzicielstwem

Wprowadzone zostały dodatkowe mechanizmy chroniące pracowników przebywających na urlopach związanych z rodzicielstwem. Wynika z nich, że w okresie ciąży, w okresie urlopu macierzyńskiego, a także od dnia złożenia wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego ‒ do dnia zakończenia tego urlopu, pracodawca nie może:

1. Prowadzić przygotowań do wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy z pracownikiem
2. Wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy z pracownikiem, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika a zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę.

Urlop opiekuńczy

Po zmianie Kodeksu pracy pojawiło się nowe pojęcie urlopu opiekuńczego, do tej pory nie było takiego urlopu. Z takiego urlopu można skorzystać w związku z koniecznością sprawowania osobistej opieki nad członkiem rodziny lub osoby pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym z pracownikiem.W dalszym ciągu pracownik wychowujący co najmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat może korzystać ze zwolnienia od pracy w wymiarze 16 godzin lub 2 dni w danym roku kalendarzowym, ten przepis się nie zmienił. Za ten okres pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę, inaczej niż przy skorzystaniu z urlopu opiekuńczego w wymiarze 5 dni, który nie jest płatny.

Sankcje dla pracodawców

W Kodeksie pracy przewidziane zostały również sankcje dla pracodawców, którzy nie wywiążą się z obowiązku informowania pracowników o warunkach zatrudnienia i nie będą udzielali odpowiedzi na wnioski pracowników. Katalog wykroczeń został uzupełniony w Kodeksie pracy o naruszenie następujących przepisów:

Zmiany w kodeksie pracy 2023 – podsumowanie

Zmiany w Kodeksie pracy, jakie zostały wprowadzone od 2023 roku są bardzo obszerne i nakładają na pracodawców szereg dodatkowych obowiązków. Szczególnie kłopotliwe może być przekazywanie pracownikom dodatkowych informacji, do czego zobowiązał ustawodawca. Większość zmian ma celu jeszcze większą ochronę pracownika i poszanowanie jego praw. Wydłużenie urlopów rodzicielskich, wprowadzenie urlopu opiekuńczego i z powodu działania siły wyższej jest tego typowym przykładem. Rozwiązanie stosunku pracy na czas określony i nieokreślony będzie wymagało od pracodawcy właściwego uzasadnienia, w przeciwnym wypadku pracownik może udać się do sądu pracy. Jeżeli sprawa trafi do sądu, to pracodawca będzie musiał udowadniać, że pracownik nie ma racji. Pracodawcy muszą się liczyć z dodatkowymi sankcjami w przypadkach, w których dojdzie do nieprzestrzegania prawa a katalog takich spraw jest długi. Może więc dojść do zwiększenia sporów na linii pracownik-pracodawca. Zmienione przepisy dopiero zaczęły obowiązywać, dlatego na tym etapie trudno ocenić, jaka to może być skala.