Obowiązki informacyjne i ewidencyjne pracodawcy

Każdy pracodawca ma obowiązek składać różnego rodzaju deklaracje i prowadzić ewidencje związane z zatrudnionymi pracownikami. Główne powinności dotyczą składania informacji o zaliczkach na podatek dochodowy i prowadzenia ewidencji wynikających z przepisów Kodeksu pracy (dalej: kp). Przeczytaj artykuł i dowiedz się szczegółów.

Obowiązek składania deklaracji PIT-4R i PIT-11

Jak mówi art. 8 ordynacji podatkowej, płatnikiem podatku jest osoba fizyczna lub prawna zobowiązana przepisami podatkowymi do wyliczenia, pobrania i przekazania podatku do urzędu skarbowego. Oznacza to, że płatnikiem podatku od wynagrodzenia pracownika jest pracodawca. Ma on obowiązek obliczyć, pobrać i przelać zaliczkę na PIT do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Jednocześnie pracodawca nie wykazuje zaliczek w okresowych deklaracjach podatkowych. Zaliczki pobrane na podatek należy wykazać w deklaracji rocznej – PIT-4R składanej do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. PIT-4R przesyła się wyłącznie do US.

Inny rodzaj dokumentu, który należy przekazać to PIT-11, czyli informacja o przychodach z innych źródeł, dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

PIT-11 pracodawca przekazuje po jednym egzemplarzu:

• do urzędu skarbowego do końca stycznia w kolejnym roku podatkowym (PIT-11 do US należy wysłać elektronicznie),
• pracownikowi do końca lutego w kolejnym roku podatkowym (PIT-11 dla pracownika można przekazać w dowolnej formie).

Zarówno PIT-4R jak i PIT-11 pracodawca przekazuje do urzędu skarbowego (lub urzędów). PIT-4 należy przesłać do urzędu właściwego według miejsca zamieszkania pracodawcy – osoby fizycznej albo siedziby, a w przypadku gdy pracodawcy nie posiada siedziby – według miejsca prowadzenia działalności – gdy płatnik nie jest osobą fizyczną.

Natomiast PIT-11 przekazuje się do US właściwego według miejsca zamieszkania pracownika (podatnika), a gdy pracownik mieszka poza granicami Polski – do urzędu właściwego do spraw opodatkowania osób zagranicznych. Lista urzędów znajduje się w § 5. ust. 1. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22.08.2005 r. w sprawie właściwości organów podatkowych. Zapoznasz się z nim tutaj.

Jeżeli zakończysz działalność gospodarczą w trakcie roku podatkowego, deklaracje PIT-4R i PIT-11 musisz przekazać do dnia zaprzestania prowadzenia działalności – art. 38 ust. 1b i art. 42g ust. 2 ustawy o PIT.

Przykład 1

Marta prowadziła działalność od 1 stycznia 2024 r. do 19 lutego 2024 r. W tym czasie zatrudniała pracownika, za którego (jako płatnik) odprowadzała zaliczki na podatek dochodowy PIT. Obowiązkiem Marty było złożenie przekazanie PIT-4R (do urzędu skarbowego pracodawcy) i PIT-11 (do urzędu skarbowego i pracownikowi) za 2024 r. do 19 lutego 2024 r.

Ewidencja czasu pracy

Zgodnie z art. 149 § 1 kp pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń oraz udostępnić tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie.

Ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje o:

• godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy i liczbie przepracowanych godzin,
• liczbie przepracowanych godzin nadliczbowych i w porze nocnej,
• dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności,
• godzinach rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, liczbie godzin na dyżurze ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• czasie pracy pracownika młodocianego w celu przygotowania zawodowego przy pracach wzbronionych młodocianym (wykaz prac bezwzględnie wzbronionym młodocianym i tych, które są dopuszczalne w celu odbycia przygotowania młodocianego do pracy zawodowej, znajdziesz w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 19 czerwca 2023 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac).

Wyjątkowo nie ewidencjonuje się godzin pracy pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
• zarządzających przedsiębiorstwem w imieniu pracodawcy,
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Przytoczony przepis dotyczy wyłącznie braku ewidencjonowania godzin pracy, a nie ewidencji czasu pracy w ogólnym znaczeniu. Oznacza to, że należy ewidencjonować wszystkie pozostałe informacje poza godzinami pracy.

Przykład 2

Paweł zatrudnia pracownika w zadaniowym systemie pracy. Ma obowiązek ewidencjonować jego nieobecności usprawiedliwione (urlopy, L4 itd.) i nieusprawiedliwione oraz inne zdarzenia stanowiące elementy obowiązkowe ewidencji czasu pracy.

Za brak ewidencji czasu pracy grozi kara grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Ewidencja czasu pracy jest zatem obowiązkowa w każdym przedsiębiorstwie zatrudniającym pracowników, a lista obecności – tylko w tych, w których wynika to z wewnętrznych postanowień.

Ewidencja pracowników młodocianych

Kolejny rodzaj ewidencji, którą kp. nakazuje prowadzić pracodawcy, to ewidencja pracowników młodocianych. Pracownik młodociany to osoba, która ukończyła 15 lat, ale nie przekroczyła 18.

Obowiązek prowadzenia ewidencji pracowników młodocianych dotyczy każdego pracodawcy, który zatrudnia młodocianego. Nie mają znaczenia:

• liczba zatrudnionych młodocianych (ewidencję trzeba prowadzić nawet przy jednym pracowniku),
• rodzaj wykonywanej pracy (“zwykła” czy odbywana w celu przygotowania zawodowego),
• okres zatrudnienia.

Przepisy nie przewidują wzoru ewidencji pracowników młodocianych.

Obowiązkowe deklaracje i ewidencje składane przez pracodawcę

Comiesięcznym obowiązkiem pracodawcy jest obliczanie, pobieranie i przekazywanie zaliczek na podatek dochodowy pracownika. Deklaracji o pobranych zaliczkach nie trzeba jednak składać co miesiąc – robi się to jeden raz po zakończeniu roku podatkowego.
Jednocześnie pracodawca zobowiązany jest do bieżącego prowadzenia ewidencji czasu pracy wszystkich zatrudnionych, a w przypadku zatrudniania co najmniej jednej osoby młodocianej – dodatkowo do prowadzenia ewidencji pracowników młodocianych.