Praca zdalna a obowiązki pracodawcy w świetle nowelizacji Kodeksu pracy

Jedną z kluczowych ewolucji jest prawne uregulowanie pracy zdalnej, która dotychczas obowiązywała w tzw. specustawach o COVID-19. Jak wprowadzone regulacje wpłyną na pracodawcę oraz co pracodawca powinien wiedzieć w zakresie spoczywających na nim obowiązków w świetle nowelizacji Kodeksu pracy znajdziecie poniżej.

Praca zdalna w Kodeksie pracy – co wprowadza nowelizacja ustawy

Ustawodawca we wspomnianym projekcie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych ustaw w dziale II dodał rozdział IIc pn. „Praca zdalna”, w którym zawierają się wszelkie regulacje prawne dotyczące wykonywania i organizacji pracy zdalnej. Zgodnie z przepisem art. 67(18) Kodeksu pracy:

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Dodatkowo projekt ustawy zawiera projektowane przepisy obejmujące kwestie dotyczące:

• wykonywania pracy zdalnej (art. 67(19) Kodeksu pracy),
• zasad wykonywania pracy zdalnej (art. 67(20) Kodeksu pracy),
• obowiązku informacyjnego pracodawcy (art. 67(21) Kodeksu pracy),
• zakazu wypowiedzenia umowy o pracę (art. 67(23) Kodeksu pracy),
• obowiązki pracodawcy w przypadku pracy zdalnej art. 67(23) Kodeksu pracy),
• wyłączenie opodatkowania kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej (projektowany art. 67(25) Kodeksu pracy),
• określanie zasad ochrony danych przez pracodawcę (art. 67(26) Kodeksu pracy),
• przekazanie informacji umożliwiającej porozumiewanie się na odległość (art. 67(27) Kodeksu pracy),
• kontrola w miejscu świadczenia pracy zdalnej (projektowany art. 67(28) Kodeksu pracy),
• zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną (art. 67(29) Kodeksu pracy),
• prawa pracownika wykonującego pracę zdalną (art. 67(30) Kodeksu pracy),
• bezpieczeństwo i higiena pracy (art. 67(31) Kodeksu pracy),
• możliwość przekazywania wniosków w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67(32) Kodeksu pracy),

Istotniejsze z punktu niniejszego artykułu są wszelkie obowiązki pracodawcy w przypadku pracy zdalnej. Jakie więc czynności służbowe zostały przewidziane dla pracodawcy w analizowanym projekcie ustawy?

Obowiązki pracodawcy

Ponoszenie kosztów pracy zdalnej

W projekcie określa się na podstawowe obowiązki pracodawcy, a mianowicie:

• wyposażenie pracownika wykonującemu pracę zdalną o materiały i narzędzia pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania tej pracy,
• zapewnienie instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy lub pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych) niezbędnych do wykonywania tej pracy,
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania tej pracy,
• pokrycie innych kosztów niż koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej,
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Dodatkowo przepisy przyjmują możliwość – po uprzednich zgodnych ustaleniach przez obie strony stosunku pracy – używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy, pod warunkiem, że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. Wówczas pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Jednocześnie w projekcie przewidziano regulację, zgodnie z którą zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym narzędzi technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.).

Ochrona danych osobowych – określenie zasad

Pracodawca zobowiązany będzie do:

• określenia procedur ochrony danych osobowych przez niego przyjmowanych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej,
• przeprowadzania w przypadku zaistnienia potrzeb instruktaży i szkoleń w tym zakresie.

Z kolei pracownik wykonujący pracę zdalną będzie zobowiązany do potwierdzenia zapoznania się z procedurami przygotowanymi przez pracodawcę oraz do ich przestrzegania.

Kontrola wykonywanej przez pracownika pracy zdalnej

Pracodawca będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika. Kontrola ta będzie obejmować wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz procedur ochrony danych osobowych.

Jednakże taka kontrola przeprowadzona w miejscu pracy zdalnej nie będzie mogła naruszać prywatności kontrolowanego pracownika. Kontrola będzie również przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach jego pracy. Sposób przeprowadzania kontroli będzie musiał być dostosowany do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej.

Szczegółowe zasady przeprowadzania kontroli będą określane w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie. W sytuacji ich braku zasady kontroli będą określane w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

A co w sytuacji, kiedy pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej stwierdzi uchybienia?

Projekt ustawy przewiduje możliwość cofnięcia przez pracodawcę zgody na wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika. W takim przypadku pracownik będzie musiał rozpocząć pracę w dotychczasowym miejscu pracy, w terminie określonym przez pracodawcę.

Równe traktowanie pracowników

Przepis projektowanego przepisu art. 67(29) Kodeksu pracy normuje zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną oraz pracownika, który odmówił wykonywania takiej pracy – co oznacza, że pracodawca zobowiązany jest do równego traktowania każdego z pracowników niezależnie od systemu pracy.

Na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników pracodawca będzie zobowiązany umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej. Ponadto pracodawca będzie musiał równo traktować wszystkich pracowników, w tym pracownika pracującego zdalnie. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie będzie mógł być przez pracodawcę traktowany mniej korzystnie niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

Przestrzeganie zasad bezpiecznej higieny pracy (BHP)

W stosunku do pracownika wykonującego pracę poza miejscem jej stałego wykonywania pracodawca będzie zobowiązany do kontroli realizacji zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Analogicznie jak w punkcie dotyczącym kontroli wykonywanej pracy zdalnej zasady przeprowadzania kontroli będą określane w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie. W sytuacji ich braku zasady kontroli będą określane w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Dodatkowo kluczowym obowiązkiem w tym zakresie będzie przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego.

Więcej na ten temat zasad BHP w zakresie pracy zdalnej przeczytacie tutaj.

Jak wskazano na wstępie, projekt ustawy trafił do Sejmu w dniu 7 czerwca 2022 r., a nowelizacja ma wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.