Rozliczanie delegacji służbowych przy zmianie stawek diet – nowe zapisy w rozporządzeniu

rozliczanie delegacji służbowych

Zastanawiasz się, jak rozliczyć delegację służbową po zmianie wysokości diety? W dzisiejszym artykule postaramy się odpowiedzieć na to pytanie.

Zarówno przedsiębiorcy, jak i pracownicy od czasu do czasu przebywają w podróży służbowej, czyli poza stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej. W takich przypadkach ustawodawca przewidział możliwość wypłaty m.in. diet z tytułu pobytu w delegacji. Wysokość diet krajowych przez długi okres czasu była na stałym poziomie 30 zł. W 2022 roku aż dwukrotnie doszło do zmiany rozporządzenia w tej sprawie. W dzisiejszej publikacji pokażemy, w jaki sposób powinno wyglądać rozliczanie delegacji służbowych wg nowych stawek, po zmianie przepisów.

Zmiana wysokości diet w 2022 i 2023 roku

Zmiana wysokości diety ma wpływ na wzrost kwot z tytułu rozliczenia podróży służbowej, ale nie tylko z tytułu diet, zmieniają się również ryczałty za: dojazd, nocleg i limit udokumentowanych kosztów noclegu. Począwszy od 28 lipca 2022 r. powyższe kwoty kształtują się następująco:

Zmiana wysokości diety w podróży krajowej od 28 lipca 2022 r.
Dieta
Ryczałt za dojazd
Ryczałt za nocleg
Limit udokumentowanych kosztów noclegu
38 zł
(poprzednio 30 zł)
7,60 zł
(poprzednio 6 zł)
57 zł
(poprzednio 45 zł)
760 zł
(poprzednio 600 zł)

Kolejna zmiana rozporządzenia w sprawie wysokości diet objęła również diety zagraniczne, chociaż nie wszystkie stawki zostały zmienione. Rozporządzenie w tym zakresie zaczęło obowiązywać od 29 listopada 2022 roku.

W tym samym rozporządzeniu została podana nowa wysokość diety krajowej, która od 1 stycznia 2023 roku będzie wynosiła 45 zł. Co ciekawe już w tym rozporządzeniu ustawodawca wyraźnie napisał, że w przypadku rozpoczęcia podróży służbowej przed dniem wejścia w życie nowych stawek i kontynuowanie jej po tym dniu, należności z tytułu podróży służbowej będą obliczane z uwzględnieniem dotychczasowych, jak i nowych stawek diety. W stosunku do zmian wprowadzonych rozporządzeniem zmieniającym z 25 października 2022 r. pracodawcy nie będą już mieli takich dylematów, jak przy rozporządzeniu czerwcowym.

Zmiana wysokości diety w podróży krajowej od 1 stycznia 2023 r.
Dieta
Ryczałt za dojazd
Ryczałt za nocleg
Limit udokumentowanych kosztów noclegu
45 zł
(poprzednio 38 zł)
9,00 zł
(poprzednio 7,60 zł)
67,50 zł
(poprzednio 57 zł)
900 zł
(poprzednio 760 zł)

Rozliczanie diet w okresie przejściowym

Nas będzie jednak interesowało, jak powinno wyglądać rozliczenie delegacji w okresie przejściowym. W rozporządzeniu zmieniającym z lipca niestety nie podano, w jaki sposób powinny być one rozliczane. Dlatego też można się spotkać z różnym podejściem do tego rozliczania, preferowane są następujące:

Rozliczenie delegacji służbowej po zmianie od 28.07.2022 r.; 29.11.2022 r.; 01.01.2023 r.
Metoda I
Według nowej stawki diety – jeśli delegacja kończy się po 28 lipca 2022 r.
Metoda II
Według starej i nowej stawki diety – odrębne rozliczenie dla dób podróży służbowych:
do 27 lipca i od 28 lipca,
do 28 listopada i od 29 listopada,
do 31.12.2022 r. i od 01.01.2023 r.
Metoda III
Według starej i nowej stawki diety – obliczając udział procentowy pobytu w podróży służbowej w przeliczeniu na godziny podróży

Pomimo, że w rozporządzeniu październikowym zostały doprecyzowane zasady rozliczania diet w okresie przejściowym, to i tak w dalszym ciągu nie wiadomo, czy robić to według metody II czy III. Dla lepszego zobrazowania omówimy te zasady na przykładach.

Rozliczanie delegacji służbowych wg nowych stawek diet – przykłady

Biorąc pod uwagę fakt, że brakuje przepisu przejściowego, to pracodawca będzie musiał podjąć decyzję, w jaki sposób dokona takiego rozliczenia. My jedynie spróbujemy pokazać na przykładach, jak takie rozliczenie będzie wyglądało na konkretnych liczbach. W pierwszych przykładzie będzie to zmiana, która zaczęła obowiązywać w lipcu. W drugim przykładzie opiszemy zmianę wysokości diety zagranicznej od 29 listopada. Trzeci przykład będzie dotyczył rozliczania diety krajowej w okresie przejściowym w związku ze zmianą jej wysokości od 1 stycznia 2023 r.

Przykład 1

Pracownik odbył podróż służbową w dniach 26-29 lipca 2022 r., od godz. 6.00 dnia 26.07.2022 r. do godz. 22.00 29.07.2022 r. Pobyt w podróży służbowej wyniósł łącznie 88 godzin, co daje 3 doby i 16 godzin a to oznacza, że do wyliczenia delegacji brane są pod uwagę 4 doby, za które pracownik powinien otrzymać wypłatę diety. W zależności od przyjętej metody rozliczenia wysokość diety będzie wyglądała następująco:

Rodzaj metody
Wysokość diety
Metoda I 152 zł
4 x 38 zł = 152 zł
Metoda II 136 zł
zgodnie z wyliczeniem: Pierwsze 2 doby podróży – od 6.00 dnia 26.07.2022 r. do 6.00 dnia 28.07.2022 r. – 2 x 30 zł = 60 zł Kolejne 2 doby podróży – od 06.00 dnia 28.07.2022 r. do 22.00 dnia 29.07.2022 r. – 2 x 38 zł = 76 zł
Metoda III 136,73 zł
zgodnie z wyliczeniem poniżej: Na 88 godzin podróży służbowej składa się: – 42 godziny według starej stawki diety (od 6.00 dnia 26.07.2022 r. do 24.00 dnia 27.07.2022 r.) – 46 godzin według nowej stawki diety (od 0.00 dnia 28.07.2022 r. do 22.00 dnia 29.07.2022 r.) 42/88*100% = 47,73% 46/88*100% = 52,27% 4 x 30 zł = 120 zł x 47,73% = 57,28 zł 4 x 38 zł = 152 zł x 52,27% = 79,45 zł Razem: 57,28 zł + 79,45 zł = 136,73 zł

Niewątpliwie wyliczenie według I metody jest najprostsze i opiewa na najwyższą kwotę, którą powinien otrzymać pracownik. Skoro brakuje przepisu przejściowego wydaje się, że rozliczenie delegacji w każdym z tych modeli jest jak najbardziej możliwe. Do obliczeń w przykładzie 2 i 3 nie podajemy już metody I, ponieważ w Rozporządzeniu październikowym doprecyzowano już zasady rozliczania w okresie przejściowym.

Przykład 2

Pracownik przebywał w podróży służbowej zagranicznej do Norwegii od godziny 8.00 dnia 28.11.2022 r. do 22.00 dnia 30.11.2022 roku, daje to łącznie 62 godzin, a więc 2 doby i 14 godzin, rozliczane będą 3 doby podróży służbowej.

Rodzaj metody
Wysokość diety
Metoda II 1.443 NOK
zgodnie z wyliczeniem:
Pierwsza doba podróży – od 8.00 dnia 28.11.2022 r. do 8.00 dnia 29.11.2022 r. – 1 x 451 NOK = 451 NOK
Kolejne 2 doby podróży – od 8.00 dnia 29.11.2022 r. do 22.00 dnia
30.11.2022 r. – 2 x 496 NOK = 992 NOK
Metoda III 1.453,16 NOK
zgodnie z wyliczeniem poniżej:
Na 62 godziny podróży służbowej składa się:
– 16 godzin według starej stawki diety (od 8.00 dnia 28.11.2022 r. do 24.00 dnia 28.11.2022 r.)
– 46 godzin według nowej stawki diety (od 0.00 dnia 29.11.2022 r. do 22.00 dnia 30.11.2022 r.)
16/62*100% = 25,81%
46/62*100% = 74,19%
3 x 451 NOK = 1.353 NOK x 25,81% = 349,21 NOK
3 x 496 NOK = 1.488 NOK x 74,19% = 1.103,95 NOK
Razem: 349,21 NOK + 1.103,95 NOK = 1.453,16 NOK
Przykład 3

Pracownik przebywał w podróży służbowej krajowej od godz. 6.00 dnia 30.12.2022 r. do godz. 16.00 dnia 02.01.2023 r., co daje 82 godziny podróży służbowej. W przeliczeniu na pełne doby będą to 3 doby i 10 godzin, przy podróży która trwa dłużej niż dobę, jeżeli podróż trwa powyżej 8 godzin liczymy dietę w 100%, a więc będą to 4 doby podróży służbowej. Pracownik nie miał zapewnionego wyżywienia, dodatkowo nie przedłożył żadnych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów noclegu, a więc będzie mu się należał jeszcze ryczałt za nocleg. Ponieważ pracownik poruszał się komunikacją miejscową otrzyma także ryczałt za dojazdy w wysokości 20%, zobaczmy jak będzie wyglądało rozliczenie tej podróży służbowej.

Rodzaj metody
Wysokość diety
Ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety
Ryczałt za dojazdy w wysokości 20% diety
Metoda II 166 zł
zgodnie z wyliczeniem:
Pierwsze 2 doby podróży – od 6.00 dnia 30.12.2022 r. do 6.00 dnia
01.01.2023 r. – 2 x 38 zł = 76 zł
Kolejne 2 doby podróży – od 6.00 dnia 01.01.2023 r. do 16.00 dnia
02.01.2023 r. – 2 x 45 zł = 90 zł
181,50 zł
2 x 57 zł = 114 zł
1 x 67,50 zł = 67,50 zł
33,20 zł
2 x 7,60 zł = 15,20 zł
2 x 9 zł = 18 zł
Metoda III 165,65 zł
zgodnie z wyliczeniem poniżej:
Na 82 godziny podróży służbowej składa się:
– 42 godziny według starej stawki diety (od 6.00 dnia 30.12.2022 r. do 24.00 dnia 31.12.2022 r.)
– 40 godzin według nowej stawki diety (od 0.00 dnia 01.01.2023 r. do 16.00 dnia 02.01.2023 r.)
42/82*100% = 51,22%
40/82*100% = 48,78%
4 x 38 zł = 152 zł x 51,22% = 77,85 zł
4 x 45 zł = 180 zł x 48,78% = 87,80 zł
Razem: 77,85 zł + 87,80 zł = 165,65 zł
186,37 zł
3 x 57 zł = 171 zł x 51,22% = 87,59 zł
3 x 67,50 zł = 202,50 zł x 48,78% = 98,78 zł
33,13 zł
4 x 7,60 zł = 30,40 zł x 51,22% = 15,57 zł
4 x 9 zł = 36 zł x 48,78% = 17,56 zł

Rozliczenie delegacji służbowych według nowych stawek – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji poruszony został temat rozliczania delegacji służbowych po zmianie wysokości diet i limitów z tym związanych. Jak się okazuje przy pierwszej zmianie zabrakło przepisów przejściowych, w jaki sposób powinny być rozliczane podróże służbowe rozpoczęte przed a zakończone po zmianie rozporządzenia. To niedopatrzenie zostało naprawione w rozporządzeniu zmieniającym z października. Jednak w dalszym ciągu nie znamy odpowiedzi na pytanie, w którym momencie zaczynają obowiązywać zmienione przepisy, akurat w związku z rozliczaniem delegacji. Czy to będzie godzina 0.00 dnia 29 listopada 2022 r. dla diet zagranicznych, czy godzina 0.00 dnia 1 stycznia 2023 roku dla diet krajowych? Czy jednak rozliczenie podróży służbowej powinno być dokonane w oparciu o umownie przyjętą metodę nr 2, według której wyliczane były pełne doby pobytu w delegacji służbowej? Czy może jednak powinniśmy rozliczać według modelu 3, proporcjonalnie do godzin pobytu w podróży służbowej? Jedno jest pewne, że wyliczenie według metody nr 3 jest nieco bardziej czasochłonne. Nie odpowiemy wiążąco na te pytania z uwagi na brak wyjaśnień w tym zakresie. Być może, że doczekamy się jeszcze jakiś dodatkowych wytycznych ze strony Ministerstwa Finansów. Jednak jest bardzo prawdopodobne, że tak się nie stanie, a więc wybór sposobu rozliczenia podróży służbowej w tych newralgicznych okresach będzie należał do przedsiębiorcy. Dlatego w dzisiejszym artykule opracowane praktyczny materiał w postaci wyliczeń, który powinien być pomocny. Różnice kwotowe pomiędzy poszczególnymi metodami rozliczenia nie są zbyt drastyczne, jednak niektóre są mniej lub bardziej czasochłonne.

Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online
Biuro Rachunkowe Biuro Rachunkowe Biuro Rachunkowe

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość