Przedsiębiorcy, którzy chcą rozliczać koszty w działalności gospodarczej w kwotach faktycznie poniesionych mają obowiązek prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów. Wszelkie zagadnienia związane z prowadzeniem księgowości w formie uproszczonej zostało uregulowane w ustawie o podatku dochodowym i w rozporządzeniu. W cyklu artykułów poświęconym PKPiR opiszemy najważniejsze zagadnienia związane z tym tematem.

KPiR w ustawie o podatku dochodowym

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 24a) zostało zapisane kto może prowadzić PKPiR, w jaki sposób i kogo ten obowiązek nie dotyczy. Podana jest również informacja, że Minister Finansów określi, w drodze rozporządzenia, sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów. Mowa jest o rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W dalszej części będziemy szczegółowo opisywali, w jaki sposób prowadzić PKPiR w oparciu o to rozporządzenie.

Kto może prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Zgodnie ze wspomnianymi przepisami przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają lub prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą, mogą prowadzić PKPiR i będą to:

• osoby fizyczne,
• przedsiębiorstwo w spadku,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie,
• wykonujący działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
• prowadzący działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,
• duchowni, które zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Dodatkowo podmioty wymienione powyżej muszą spełniać jeszcze dwa warunki:

1. Wybrać opodatkowanie dochodów na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub podatkiem liniowym.
2. Przychody netto z prowadzonej działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy nie mogą przekroczyć 2.000.000 euro – limit na 2021 rok 9.030.600 zł.

Kiedy obowiązuje zwolnienie z prowadzenia KPiR?

W rozporządzeniu w sprawie PKPiR zostało wskazane, że w pewnych okolicznościach można nie prowadzić księgi podatkowej z uwagi na rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności gospodarczej, jak również wiek i stan zdrowia przedsiębiorcy. Zwolnienie z obowiązku prowadzenia PKPiR może mieć miejsce na uzasadniony wniosek zainteresowanego przedsiębiorcy, w którym zostaną opisane te szczególne okoliczności. Taki wniosek składa się w terminie co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego nie będzie prowadzona PKPiR lub w terminie 14 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Obowiązki przedsiębiorcy

Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się:

1. Na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej.
2. Na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego.

Obecnie nie ma już obowiązku zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu PKPiR. Jeżeli jednak przedsiębiorca zleci prowadzenie księgi podatkowej do biura rachunkowego jest zobowiązany zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o tym fakcie. Powinien to zrobić składając formularz aktualizacyjny w CEIDG, w którym należy zaznaczyć poz. 21 i 22 wskazując dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową.

Pozostałe obowiązki przedsiębiorcy:

1. PKPiR może być prowadzona w formie:
   • papierowej lub
   • elektronicznej.

   Jeżeli będzie to forma papierowa, to księga musi być ponumerowana i zbroszurowana.
   Jeżeli będzie to system teleinformatyczny, to musi być określona na piśmie szczegółowa instrukcja obsługi programu komputerowego. Ponadto musi być wgląd w treść dokonywanych zapisów, możliwość wydruku zgodnie ze wzorem księgi, zapisane dane muszą być zabezpieczone przed ich modyfikacją i zniekształceniem. Na żądanie organu podatkowego księga musi być dostępna dla organu podatkowego w formacie pliku JPK. W przypadku formy elektronicznej nie ma obowiązku drukowania PKPiR, może być przechowywana na dysku komputera i dodatkowo, jako kopia zapasowa na pendrive.

2. Księga musi być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy. Zapisy muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty. Margines błędów został opisany w rozporządzeniu w § 10 pkt. 4.
3. Ewidencjonowanie przychodów w PKPiR powinno mieć miejsce jeden raz dziennie, na koniec dnia lub przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego. Wpisów dokonuje się na podstawie wystawionych faktur, ewidencji sprzedaży nieudokumnetowanej, wydruków z kasy fiskalnej, ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Jeżeli prowadzenie PKPiR zostanie przekazane do biura rachunkowego wówczas wpisów dokonuje się w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia podatków i zaliczek na podatek, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
4. Na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień 1 stycznia przedsiębiorca ma obowiązek sporządzenia spisu z natury, z tym że nie ma obowiązku sporządzania spisu na dzień 1 stycznia, jeżeli był dokonany na koniec poprzedniego roku podatkowego.

Miejsce i okres przechowywania księgi

PKPiR powinna być przechowywana z zachowaniem następujących zasad:

• zgodnie z zasadą ogólną w miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub miejscu wskazanym przez przedsiębiorcę, jako jego siedziba,
• jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro, a w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej powinna być prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja na kasie fiskalnej,
• przy działalności w zakresie handlu obwoźnego i obnośnego w miejscu wykonywania działalności.

PKPiR wraz z całą dokumentacją, która była podstawą dokonywania wpisów do księgi, powinna być przechowywana do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres ten wynosi 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego. Dla przykładu, zobowiązanie za 2020 rok przedawnia się z końcem 2026 roku, a więc zgodnie z tą regułą PKPiR wraz z dokumentami powinna być przechowywana do końca 2026 roku.

KPiR a inne ewidencje

Poza PKPiR przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia dodatkowych ewidencji, do których zaliczamy:

1. Ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w której zapisów dokonuje się najpóźniej w miesiącu przekazania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do używania.
2. Ewidencję przebiegu pojazdu, jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy, wykorzystywanym wyłącznie na cele działalności gospodarczej i chcemy odliczyć 100 % wydatków na jego użytkowanie.
3. Ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych przy prowadzeniu działalności kantorowej.
4. Ewidencję sprzedaży bezrachunkowej dla osób fizycznych/konsumentów,
5. Raporty z kasy fiskalnej dobowe/miesięczne.
6. Spis z natury.
7. Ewidencje VAT zakupu i sprzedaży na podstawie odrębnych przepisów przez czynnego podatnika VAT.
8. Ewidencje czasu pracy zatrudnianych pracowników.
9. Listy płac.