Wszystko o KPiR cz. 1

czym jest KPiR

Zastanawiasz się, w jaki sposób prowadzić podatkową książkę przychodów? Przeczytaj artykuł na ten temat.

Przedsiębiorcy, którzy chcą rozliczać koszty w działalności gospodarczej w kwotach faktycznie poniesionych mają obowiązek prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów. Wszelkie zagadnienia związane z prowadzeniem księgowości w formie uproszczonej zostało uregulowane w ustawie o podatku dochodowym i w rozporządzeniu. W cyklu artykułów poświęconym PKPiR opiszemy najważniejsze zagadnienia związane z tym tematem.

KPiR w ustawie o podatku dochodowym

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 24a) zostało zapisane kto może prowadzić PKPiR, w jaki sposób i kogo ten obowiązek nie dotyczy. Podana jest również informacja, że Minister Finansów określi, w drodze rozporządzenia, sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów. Mowa jest o rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W dalszej części będziemy szczegółowo opisywali, w jaki sposób prowadzić PKPiR w oparciu o to rozporządzenie.

Kto może prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Zgodnie ze wspomnianymi przepisami przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają lub prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą, mogą prowadzić PKPiR i będą to:

  • osoby fizyczne,
  • przedsiębiorstwo w spadku,
  • spółki cywilne osób fizycznych,
  • spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
  • spółki jawne osób fizycznych,
  • spółki partnerskie,
  • wykonujący działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
  • prowadzący działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,
  • duchowni, które zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Dodatkowo podmioty wymienione powyżej muszą spełniać jeszcze dwa warunki:

  1. Wybrać opodatkowanie dochodów na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub podatkiem liniowym.
  2. Przychody netto z prowadzonej działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy nie mogą przekroczyć 2.000.000 euro – limit na 2021 rok 9.030.600 zł.

Kiedy obowiązuje zwolnienie z prowadzenia KPiR?

W rozporządzeniu w sprawie PKPiR zostało wskazane, że w pewnych okolicznościach można nie prowadzić księgi podatkowej z uwagi na rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności gospodarczej, jak również wiek i stan zdrowia przedsiębiorcy. Zwolnienie z obowiązku prowadzenia PKPiR może mieć miejsce na uzasadniony wniosek zainteresowanego przedsiębiorcy, w którym zostaną opisane te szczególne okoliczności. Taki wniosek składa się w terminie co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego nie będzie prowadzona PKPiR lub w terminie 14 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Obowiązki przedsiębiorcy

Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się:

  1. Na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej.
  2. Na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego.

Obecnie nie ma już obowiązku zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu PKPiR. Jeżeli jednak przedsiębiorca zleci prowadzenie księgi podatkowej do biura rachunkowego jest zobowiązany zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o tym fakcie. Powinien to zrobić składając formularz aktualizacyjny w CEIDG, w którym należy zaznaczyć poz. 21 i 22 wskazując dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową.

Pozostałe obowiązki przedsiębiorcy:

  1. PKPiR może być prowadzona w formie:
    • papierowej lub
    • elektronicznej.

    Jeżeli będzie to forma papierowa, to księga musi być ponumerowana i zbroszurowana.
    Jeżeli będzie to system teleinformatyczny, to musi być określona na piśmie szczegółowa instrukcja obsługi programu komputerowego. Ponadto musi być wgląd w treść dokonywanych zapisów, możliwość wydruku zgodnie ze wzorem księgi, zapisane dane muszą być zabezpieczone przed ich modyfikacją i zniekształceniem. Na żądanie organu podatkowego księga musi być dostępna dla organu podatkowego w formacie pliku JPK. W przypadku formy elektronicznej nie ma obowiązku drukowania PKPiR, może być przechowywana na dysku komputera i dodatkowo, jako kopia zapasowa na pendrive.

  2. Księga musi być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy. Zapisy muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty. Margines błędów został opisany w rozporządzeniu w § 10 pkt. 4.
  3. Ewidencjonowanie przychodów w PKPiR powinno mieć miejsce jeden raz dziennie, na koniec dnia lub przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego. Wpisów dokonuje się na podstawie wystawionych faktur, ewidencji sprzedaży nieudokumnetowanej, wydruków z kasy fiskalnej, ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Jeżeli prowadzenie PKPiR zostanie przekazane do biura rachunkowego wówczas wpisów dokonuje się w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia podatków i zaliczek na podatek, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
  4. Na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień 1 stycznia przedsiębiorca ma obowiązek sporządzenia spisu z natury, z tym że nie ma obowiązku sporządzania spisu na dzień 1 stycznia, jeżeli był dokonany na koniec poprzedniego roku podatkowego.

Miejsce i okres przechowywania księgi

PKPiR powinna być przechowywana z zachowaniem następujących zasad:

  • zgodnie z zasadą ogólną w miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub miejscu wskazanym przez przedsiębiorcę, jako jego siedziba,
  • jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro, a w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej powinna być prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja na kasie fiskalnej,
  • przy działalności w zakresie handlu obwoźnego i obnośnego w miejscu wykonywania działalności.

PKPiR wraz z całą dokumentacją, która była podstawą dokonywania wpisów do księgi, powinna być przechowywana do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres ten wynosi 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego. Dla przykładu, zobowiązanie za 2020 rok przedawnia się z końcem 2026 roku, a więc zgodnie z tą regułą PKPiR wraz z dokumentami powinna być przechowywana do końca 2026 roku.

KPiR a inne ewidencje

Poza PKPiR przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia dodatkowych ewidencji, do których zaliczamy:

  1. Ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w której zapisów dokonuje się najpóźniej w miesiącu przekazania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do używania.
  2. Ewidencję przebiegu pojazdu, jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy, wykorzystywanym wyłącznie na cele działalności gospodarczej i chcemy odliczyć 100 % wydatków na jego użytkowanie.
  3. Ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych przy prowadzeniu działalności kantorowej.
  4. Ewidencję sprzedaży bezrachunkowej dla osób fizycznych/konsumentów,
  5. Raporty z kasy fiskalnej dobowe/miesięczne.
  6. Spis z natury.
  7. Ewidencje VAT zakupu i sprzedaży na podstawie odrębnych przepisów przez czynnego podatnika VAT.
  8. Ewidencje czasu pracy zatrudnianych pracowników.
  9. Listy płac.

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość