Wszystko o KPiR cz. 1

czym jest KPiR

Zastanawiasz się, w jaki sposób prowadzić podatkową książkę przychodów? Przeczytaj artykuł na ten temat.

Przedsiębiorcy, którzy chcą rozliczać koszty w działalności gospodarczej w kwotach faktycznie poniesionych mają obowiązek prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów. Wszelkie zagadnienia związane z prowadzeniem księgowości w formie uproszczonej zostało uregulowane w ustawie o podatku dochodowym i w rozporządzeniu. W cyklu artykułów poświęconym PKPiR opiszemy najważniejsze zagadnienia związane z tym tematem.

KPiR w ustawie o podatku dochodowym

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 24a) zostało zapisane kto może prowadzić PKPiR, w jaki sposób i kogo ten obowiązek nie dotyczy. Podana jest również informacja, że Minister Finansów określi, w drodze rozporządzenia, sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów. Mowa jest o rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W dalszej części będziemy szczegółowo opisywali, w jaki sposób prowadzić PKPiR w oparciu o to rozporządzenie.

Kto może prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Zgodnie ze wspomnianymi przepisami przedsiębiorcy, którzy rozpoczynają lub prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą, mogą prowadzić PKPiR i będą to:

  • osoby fizyczne,
  • przedsiębiorstwo w spadku,
  • spółki cywilne osób fizycznych,
  • spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
  • spółki jawne osób fizycznych,
  • spółki partnerskie,
  • wykonujący działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów,
  • prowadzący działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg,
  • duchowni, które zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Dodatkowo podmioty wymienione powyżej muszą spełniać jeszcze dwa warunki:

  1. Wybrać opodatkowanie dochodów na zasadach ogólnych według skali podatkowej lub podatkiem liniowym.
  2. Przychody netto z prowadzonej działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy nie mogą przekroczyć 2.000.000 euro – limit na 2021 rok 9.030.600 zł.

Kiedy obowiązuje zwolnienie z prowadzenia KPiR?

W rozporządzeniu w sprawie PKPiR zostało wskazane, że w pewnych okolicznościach można nie prowadzić księgi podatkowej z uwagi na rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności gospodarczej, jak również wiek i stan zdrowia przedsiębiorcy. Zwolnienie z obowiązku prowadzenia PKPiR może mieć miejsce na uzasadniony wniosek zainteresowanego przedsiębiorcy, w którym zostaną opisane te szczególne okoliczności. Taki wniosek składa się w terminie co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego nie będzie prowadzona PKPiR lub w terminie 14 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Obowiązki przedsiębiorcy

Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się:

  1. Na dzień rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej.
  2. Na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego.

Obecnie nie ma już obowiązku zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu PKPiR. Jeżeli jednak przedsiębiorca zleci prowadzenie księgi podatkowej do biura rachunkowego jest zobowiązany zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego o tym fakcie. Powinien to zrobić składając formularz aktualizacyjny w CEIDG, w którym należy zaznaczyć poz. 21 i 22 wskazując dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową.

Pozostałe obowiązki przedsiębiorcy:

  1. PKPiR może być prowadzona w formie:
    • papierowej lub
    • elektronicznej.

    Jeżeli będzie to forma papierowa, to księga musi być ponumerowana i zbroszurowana.
    Jeżeli będzie to system teleinformatyczny, to musi być określona na piśmie szczegółowa instrukcja obsługi programu komputerowego. Ponadto musi być wgląd w treść dokonywanych zapisów, możliwość wydruku zgodnie ze wzorem księgi, zapisane dane muszą być zabezpieczone przed ich modyfikacją i zniekształceniem. Na żądanie organu podatkowego księga musi być dostępna dla organu podatkowego w formacie pliku JPK. W przypadku formy elektronicznej nie ma obowiązku drukowania PKPiR, może być przechowywana na dysku komputera i dodatkowo, jako kopia zapasowa na pendrive.

  2. Księga musi być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy. Zapisy muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty. Margines błędów został opisany w rozporządzeniu w § 10 pkt. 4.
  3. Ewidencjonowanie przychodów w PKPiR powinno mieć miejsce jeden raz dziennie, na koniec dnia lub przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego. Wpisów dokonuje się na podstawie wystawionych faktur, ewidencji sprzedaży nieudokumnetowanej, wydruków z kasy fiskalnej, ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. Jeżeli prowadzenie PKPiR zostanie przekazane do biura rachunkowego wówczas wpisów dokonuje się w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia podatków i zaliczek na podatek, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
  4. Na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień 1 stycznia przedsiębiorca ma obowiązek sporządzenia spisu z natury, z tym że nie ma obowiązku sporządzania spisu na dzień 1 stycznia, jeżeli był dokonany na koniec poprzedniego roku podatkowego.

Miejsce i okres przechowywania księgi

PKPiR powinna być przechowywana z zachowaniem następujących zasad:

  • zgodnie z zasadą ogólną w miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub miejscu wskazanym przez przedsiębiorcę, jako jego siedziba,
  • jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro, a w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej powinna być prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja na kasie fiskalnej,
  • przy działalności w zakresie handlu obwoźnego i obnośnego w miejscu wykonywania działalności.

PKPiR wraz z całą dokumentacją, która była podstawą dokonywania wpisów do księgi, powinna być przechowywana do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres ten wynosi 5 lat licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego. Dla przykładu, zobowiązanie za 2020 rok przedawnia się z końcem 2026 roku, a więc zgodnie z tą regułą PKPiR wraz z dokumentami powinna być przechowywana do końca 2026 roku.

KPiR a inne ewidencje

Poza PKPiR przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia dodatkowych ewidencji, do których zaliczamy:

  1. Ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w której zapisów dokonuje się najpóźniej w miesiącu przekazania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do używania.
  2. Ewidencję przebiegu pojazdu, jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy, wykorzystywanym wyłącznie na cele działalności gospodarczej i chcemy odliczyć 100 % wydatków na jego użytkowanie.
  3. Ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych przy prowadzeniu działalności kantorowej.
  4. Ewidencję sprzedaży bezrachunkowej dla osób fizycznych/konsumentów,
  5. Raporty z kasy fiskalnej dobowe/miesięczne.
  6. Spis z natury.
  7. Ewidencje VAT zakupu i sprzedaży na podstawie odrębnych przepisów przez czynnego podatnika VAT.
  8. Ewidencje czasu pracy zatrudnianych pracowników.
  9. Listy płac.
Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online
Darmowy program do faktur online Darmowy program do faktur online Darmowy program do faktur online

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość