Prowadzenie podatkowej książki przychodów i rozchodów wbrew pozorom nie należy do najłatwiejszych. Dokonywanie księgowań musi być zgodne z obowiązującymi przepisami. W cyklu artykułów poświęconym prowadzeniu PKPiR przybliżamy najważniejsze informacje, jakie każdy przedsiębiorca powinien znać i stosować, aby nie narazić się na zarzuty ze strony fiskusa. Dzisiaj opiszemy rodzaje dokumentów i podstawowe zasady księgowania.

Zasady prowadzenia KPiR

Zapisów w księdze podatkowej dokonuje się w języku polskim i w walucie polskiej, w sposób staranny, czytelny i trwały. Jeżeli na dowodzie są podane wartości w walucie obcej, to przedsiębiorca powinien dokonać ich przeliczenia na złote, zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie o PIT. Podstawą zapisów są prawidłowe i rzetelne dowody będące podstawą dokonywanych wpisów. Błędne zapisy powinny być poprawiane przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, aby zachować czytelność błędnego zapisu. Zapisy zmniejszające przychody i koszty mogą być dokonywane kolorem czerwonym lub ze znakiem minus.

Rodzaje dokumentów wpisywanych do PKPiR

W rozporządzeniu zostały wymienione dowody księgowe, które są podstawą zapisów w PKPiR, a należą do nich:

• faktury VAT, faktury VAT RR, dokumenty celne, rachunki, wystawione zgodnie z właściwymi przepisami, m.in. ustawą o podatku VAT,
• inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, w tym:
  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania zbiorczym zapisem,
  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta lub przekazane kontrahentowi,
  • dowody przesunięć między zakładami należącymi do tego samego przedsiębiorcy,
  • dowody opłat pocztowych i bankowych,
  • inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat,
  • raporty z kasy fiskalnej dobowe lub miesięczne,
  • dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22p ustawy o PIT,
  • opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych, które na dzień dostawy nie zostały udokumentowane fakturą. Taki opis musi być połączony z nadesłaną następnie fakturą,
  • dowody wewnętrzne enumeratywnie dokumentujące wydatki wymienione w rozporządzeniu (§ 13), do których należą m.in.: koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej, koszty związane z parkowaniem pojazdu, opłaty sądowe i notarialne, wydatki związane z opłatami w części przypadającej na działalność gospodarczą.

Dokumenty będące podstawą zapisów w PKPiR muszą być oznaczone numerem lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie i powinien zawierać:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Podstawowe zasady księgowania w KPiR

Przychody ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie:

1. Wystawionych faktur.
   Jeżeli w danym dniu przedsiębiorca wystawia wiele faktur, zapisów w księdze może dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur. Takie zestawienie powinno zawierać:
   • datę i kolejny numer zestawienia,
   • numery faktur od–do objętych zestawieniem,
   • sumę zbiorczą tych faktur,
   • podpis przedsiębiorcy lub osoby, która sporządziła zestawienie.
2. Ewidencji sprzedaży bezrachunkowej, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
   Wpisu do PKPiR dokonuje się na podstawie dowodu wewnętrznego raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym lub raz w miesiącu po zakończeniu miesiąca.
3. Wydruków z kasy fiskalnej.