Małgorzata Jagusiak 
Prowadzenie książki przychodów i rozchodów wiąże się również z dodatkowymi obowiązkami ewidencyjnymi, o których nie można zapominać. Dzisiaj opiszemy, jakie to są ewidencje i w jaki sposób powinny być prowadzone.
Zasady prowadzenia poszczególnych ewidencji
Wraz z podatkową książką przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia dodatkowych ewidencji, o których mówią przepisy, a należą do nich:
- Spis z natury.
- Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
- Ewidencja przebiegu pojazdu.
- Dowody przesunięć.
Spis z natury
Przedsiębiorcy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Spis sporządzany jest na:
- koniec każdego roku podatkowego i jest jednocześnie spisem na dzień 1 stycznia,
- dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej,
- jeżeli jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego,
- dzień likwidacji działalności gospodarczej.
Spis z natury musi być sporządzony w sposób staranny i trwały i powinien zawierać co najmniej następujące dane:
- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
- datę sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w rozporządzeniu,
- ilość, cenę jednostkową, wartość,
- łączną wartość spisu z natury.
Spis powinien być opatrzony klauzulą „Spis zakończono na pozycji …” i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.
Szczególne sposoby sporządzania spisu z natury:
- Księgarnie i antykwariaty księgarskie – spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne.
- Działy specjalne produkcji rolnej – spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.
- Działalność kantorowa – spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe.
- Działalność polegająca na udzielaniu pożyczek pod zastaw – spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki.
Po dokonaniu spisu z natury należy wycenić spisane składniki majątku w terminie 14 dni od sporządzenia spisu. Wartość spisu na koniec roku ujmuje się w ostatniej pozycji PKPiR, będzie to ostatni zapis danego roku. Remanent początkowy jest z kolei pierwszym wpisem w PKPiR w nowym roku podatkowym.
Ewidencja środków trwałych wartości niematerialnych i prawnych
Ewidencję środków trwałych prowadzi się w oparciu o ustawę o podatku dochodowym. Zgodnie z tymi przepisami przedsiębiorcy prowadzący PKPiR są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zawierającej co najmniej:
- liczbę porządkową,
- datę nabycia,
- datę przyjęcia do używania,
- określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
- określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
- wartość początkową,
- stawkę amortyzacyjną,
- kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji, a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,
- zaktualizowaną wartość początkową,
- zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
- wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
- datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.
W przypadku zmiany formy opodatkowania, przedsiębiorcy, zakładając ewidencję uwzględniają w niej odpisy amortyzacyjne przypadające za okres opodatkowania w formie zryczałtowanego podatku dochodowego. W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Ewidencja przebiegu pojazdów prowadzona jest zarówno na potrzeby podatku dochodowego, jak i podatku VAT. Przedsiębiorca, który chce ujmować w 100% w kosztach wydatki eksploatacyjne związane z użytkowaniem samochodów osobowych, może w celach dowodowych dla uwiarygodnienia, że samochód jest użytkowany tylko w działalności gospodarczej, prowadzić ewidencję. Jeżeli czynny podatnik VAT prowadzi taką ewidencję na potrzeby tego podatku, to może ona być wykorzystana również w podatku dochodowym.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać dane typu:
- numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
- dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
- stan licznika na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
- wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem,
- liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Jeżeli pracownik użytkuje samochód będący jego własnością do jazd lokalnych, dla otrzymania zwrotu kosztów wymagane jest prowadzenie przez niego ewidencji przebiegu pojazdu tzw. kilometrówki.
Dowody przesunięć
Jeżeli przedsiębiorca ma kilka zakładów, może dokonywać przesunięć towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami i dokumentuje te zdarzenia dowodami wewnętrznymi zwanymi „dowodami przesunięć”. Dowody te sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przechowywany w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, a drugi – w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały.
Dowody przesunięć zawierają co najmniej następujące dane:
- numer kolejny wpisu, datę dokonania przesunięcia,
- nazwę towarów lub materiałów oraz ich ilość i wartość obliczoną według cen zakupu.
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi jedną PKPiR dla przedsiębiorstwa wielozakładowego, a zakupione towary przekazuje tylko do jednego zakładu (oddziału), nie ma obowiązku sporządzania dowodu przesunięć, pod warunkiem, że na dowodzie zakupu poda nazwę zakładu, do którego przekazał te towary.
Dorota Łesak
