Krajowy System e-Faktur – dla kogo i od kiedy?

Pod nazwą KSeF, kryje się Krajowy System e-Faktur. Do tej pory był on dobrowolny, od 1 lipca 2024 staje się już obowiązkowy.

KSeF w pigułce – kluczowe informacje o KSeF w formie video:

Krajowy System e-Faktur – czym jest KSeF?

E-Faktura jest fakturą elektroniczną funkcjonującą obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Faktura ustrukturyzowana – bo tak jest nazywana e-Faktura – będzie wystawiana i otrzymywana za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nazwanego Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

KSeF – od kiedy będzie obowiązkowy?

Przypomnijmy, że KSeF to rządowa platforma do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Krajowy System e-Faktur ma kompleksowo odpowiadać za proces wystawiania, przesyłania, otrzymania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur).

Od momentu, w którym przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur w KSeF, każda faktura będzie wizualnie wyglądała tak samo. Wystawione e-Faktury będą archiwizowane w bazie KSeF.

Z technicznej strony wprowadzone e-Faktury trafią najpierw na serwery KSeF, gdzie zostaną zweryfikowane pod kątem poprawności w strukturze logicznej. Jeśli system nie wykryje błędów, przyjmie dokument. Cały proces ma się odbywać w czasie rzeczywistym, tj. kontrahent powinien móc odebrać fakturę w ciągu kilku minut.

Faktur wprowadzonych do KSeF (przyjętych przez system) nie da się edytować. W rezultacie jedynie wystawienie korekty unieważni błędną fakturę. Każda faktura wystawiona w KSeF otrzyma numer identyfikacyjny, na podstawie którego będzie rozpoznawana zarówno u sprzedawcy, jak i odbiorcy faktury.

KSeF będzie przechowywał faktury przez 10 lat, czyli 5 lat dłużej niż następuje przedawnienie zobowiązania podatkowego.

Przedsiębiorcy nie będą mieli obowiązku wystawiania faktur dla osób prywatnych (konsumentów) poprzez KSeF, ale będą mogli robić to dobrowolnie. Jeżeli się na to zdecydują, mają obowiązek zapewnić kupującemu dostęp do wystawionej faktury, chyba że nabywca zwolni go z tego obowiązku. Dostęp ma być zapewniony poprzez kod QR przekazywany klientowi.

W razie awarii KSeF przedsiębiorca będzie miał możliwość wystawienia faktury offline i dostarczenia jej następnego dnia roboczego do systemu. Ponadto rząd przewidział, że okres dostosowania się firm do nowych wymogów potrwa do końca roku 2024. W związku z tym zdecydował, że ewentualne sankcje będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2025.

KSeF – dodatkowe ustalenia

paragony fiskalne z NIP będą uznawane za faktury uproszczone do 31 grudnia 2024, czyli do końca roku 2024 można je wystawiać poza KseF;

systemem e-Faktur nie zostaną objęte faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS;

z systemu zostaną wyłączone bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych), będzie można je wystawić poza KseF bez ograniczeń czasowych;

z obiegu zostaną wycofane noty korygujące (jedynym sposobem poprawienia faktury będzie faktura korygująca);

skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni;

brak konieczności wystawiania duplikatów faktur — nie będzie możliwości zagubienia lub zniszczenia e-Faktury.

W związku z obowiązkowym KSeF, przedsiębiorcy nie będą już mieli obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych JPK_FA, jednak dojdą inne obowiązki związane m.in. z:

• nadawaniem uprawnień w KSeF,
• uzyskaniem zgody nabywcy na otrzymywanie faktur w KSeF,
• wystawianiem faktur poza KSeF.

Fakturę w KSeF będzie można wystawić:

1. z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi od Ministerstwa Finansów,
2. przy użyciu programów komercyjnych, np. IFIRMA.