Regulamin wynagradzania – jakie są najczęstsze błędy przy jego sporządzaniu?

Wprowadzanie przejrzystych i sprawiedliwych regulaminów wynagradzania stanowi kluczowy element budowania zdrowego i efektywnego przedsiębiorstwa. Jednakże, w praktyce często możemy napotkać przypadki, w których regulamin wynagradzania zawiera błędy lub nieprecyzyjne zapisy, które mogą prowadzić do nieporozumień i niesprawiedliwości w miejscu pracy. Przeczytaj artykuł, a upewnisz się, czy w regulaminie płac w Twojej firmie nie znajdują się najczęściej popełniane błędy.

Regulamin wynagradzania 2023 – kto ma obowiązek utworzyć?

Regulamin wynagradzania to dokument określający warunki wynagradzania w firmie. Można w nim wprowadzić także zapisy dotyczące innych świadczeń, np. premii. Obowiązek opracowania i wdrożenia regulaminu wynagradzania reguluje Kodeks Pracy (dalej: k.p.).

Zgodnie z art. 772 k.p. regulamin wynagradzania musi być sporządzony w każdej firmie, gdzie jest co najmniej 50 pracowników. Jeśli zatrudnionych jest pomiędzy 20 a 49 pracowników, regulamin musi być wprowadzony na wniosek związku zawodowego. Jednocześnie, w przedsiębiorstwach do 49 pracowników, zatrudniający może (ma prawo) sporządzić regulamin.

Do liczby pracowników wlicza się wszystkich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Nie ma znaczenia ich wymiar etatu czy fakt, że przebywają oni np. na urlopie wychowawczym.

Regulamin tworzy pracodawca, ale ma obowiązek uzgodnić jego treść ze związkiem zawodowym, jeżeli takowy funkcjonuje w firmie.

Regulamin wynagradzania – od kiedy obowiązuje?

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w danej firmie (np. za pomocą wiadomości e-mail, wywieszenia na tablicy ogłoszeń itp.). Regulamin musi zostać podany pracownikom na piśmie, zatem przekazanie go ustnie (lub pisemnie, lecz w niewłaściwy sposób – np. wysyłając maile tylko do niektórych pracowników), skutkuje tym, że nie można uznać go za akt obowiązujący. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 6.10.2004 r. (sygn.akt I PK 569/03).

Błędy ortograficzne

Najczęstsze błędy w regulaminach wynagradzania to błędy ortograficzne i drobne literówki, które nie mają znaczenia dla treści (sensu) regulaminu. Pracodawca, który takie błędy wykryje, nie musi uzgadniać nowej wersji regulaminu ze związkiem zawodowym. Może samodzielnie poprawić błędy i przedstawić w ogólnie przyjęty sposób poprawioną wersję regulaminu.

Niejasno podane zasady wynagrodzenia

Zdarzają się sytuacje, gdzie regulamin wynagradzania zawiera nieprecyzyjne wytyczne dotyczące określania wysokości pensji na różnych stanowiskach. Firmy pragną zachować poufność w kwestii wynagrodzeń, formułując regulamin w mało czytelny i ogólnikowy sposób.

To poważny błąd. Pracodawca ma obowiązek przejrzyście przedstawić warunki wynagradzania, ale nie ma obowiązku ujawniania dokładnych wynagrodzeń na danym stanowisku. Może przedstawić stawki wynagrodzenia przewidziane na danym stanowisku np. formie tzw. widełek “od X zł do Y zł”. Pracownik ma prawo zweryfikować, po zajrzeniu do regulaminu, czy jego pensja odpowiada pensji innych osób zatrudnionych na tym samym stanowisku.

Przykład 1

Annę zatrudniono jako sprzedawczynię z pensją 4 500 zł brutto. Sprawdziła w regulaminie wynagradzania, jakie wynagrodzenie zasadnicze przewidziane jest na jej stanowisku, ale znalazła tam ogólnikową informację, że wysokość wynagrodzenia uzgadnia z pracownikiem bezpośredni przełożony przed podpisaniem umowy o pracę. To za mało, aby Anna upewniła się, że jej pensja nie odbiega znacząco od wynagrodzeń innych sprzedawców pracujących w firmie.

W tym przypadku zatrudniający mógł wprowadzić zapis: “Wynagrodzenie zasadnicze na stanowisku sprzedawcy wynosi od 4 000 zł do 5 000 zł brutto”.

Gdy firma nie przestrzega zasady transparentności wynagrodzeń, może zostać posądzona o nierówne traktowanie w zatrudnieniu. Jeśli dyskryminacja w pracy zostanie udowodniona, sąd ma prawo nakazać pracodawcy wypłatę odszkodowań dla pokrzywdzonych pracowników.

Czy można premiować “lepszych” pracowników?

Z przytoczonego wyżej akapitu można wysnuć wniosek, że jeśli regulamin wynagradzania określa widełki wynagrodzenia pomiędzy X a Y na danym stanowisku, to pracownik na tym stanowisku nie może zarobić więcej. To nieprawda.

Odniósł się do tego Sąd Najwyższy w wyroku z 22.09.1999 r. (sygn. akt I PKN 262/99). Sąd orzekł, że regulamin wynagradzania jest źródłem prawa, jednak jego przepisy nie mają zastosowania, jeżeli prawo do premii i jej wysokość zostały dla pracownika określone korzystniej w umowie o pracę.

Oznacza to, że pracodawca może wynagrodzić pracownika (za pomocą premii) w sposób korzystniejszy, niż mówią o tym zapisy w regulaminie bez zmiany tego regulaminu. Jednakże warunki premiowania muszą być wpisane do umowy o pracę tego pracownika.

Określenie prawa do premii w umowie o pracę oznacza, że każda zmiana warunków premiowania może nastąpić tylko za zgodą pracownika, wyrażoną w porozumieniu zmieniającym lub za pomocą aneksu do umowy.

Kopiowanie z Kodeksu Pracy

Powtarzanie zapisów z k.p. co prawda nie jest błędem, ale niepotrzebnie zwiększa objętość regulaminu wynagradzania. K.p. jest aktem nadrzędnym nad regulaminem, więc zapisy kodeksu i tak są obowiązujące, bez względu na to, czy znajdują się w regulaminie, czy nie.

Mylenie nagród, premii regulaminowych i premii uznaniowych

Nagrody, premie regulaminowe i premie uznaniowe to inne składniki wynagrodzenia. Pracodawcy często w regulaminach stosują te nazwy niezgodnie z przeznaczeniem. Posługują się nazewnictwem wg własnego uznania, ponieważ nie zdają sobie sprawy, że przepisy jasno określają, kiedy mamy do czynienia z premią regulaminową, uznaniową, a kiedy z nagrodą.

K.p. inaczej definiuje dodatkowe składniki wynagrodzenia i z każdego z nich wynikają inne obowiązki pracodawcy wobec pracownika.

Przykład 2

W regulaminie firmy X jest zapis, że “Pracownik otrzyma nagrodę roczną w wysokości 10% rocznego wynagrodzenia, jeśli przychody firmy za dany rok przekroczą X zł”.

Jest to błąd, gdyż w tym przypadku mamy do czynienia z premią regulaminową, błędnie nazwaną nagrodą. Taki błąd, z pozoru błahy, ponieważ chodzi tylko o nazwę, może nieść poważniejsze konsekwencje. Np. nagrody nie wliczają się do wynagrodzenia urlopowego, ale premie regulaminowe już tak. Pracodawca, który bezpodstawnie obniży wysokość wynagrodzenia za urlop, podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 28. § 1 k.p.).

Błędy w regulaminie wynagradzania – podsumowanie

Regulamin wynagradzania w 2023 r. jest obowiązkowy w każdej firmie, w której pracuje co najmniej 50 osób. Tam, gdzie jest co najmniej 20 zatrudnionych i działa związek zawodowy, regulamin należy opracować na wniosek związku. Treść regulaminu pracodawca powinien uzgodnić ze związkiem i konsultować z nim każdą zmianę. Wyjątkiem są błędy ortograficzne, stylistyczne, literówki i inne, które nie mają wpływu na myśl przewodnią regulaminu – te pracodawca ma prawo poprawić samodzielnie. Poważne błędy, które się zdarzają, związane są z niejasnymi zapisami dotyczącymi zasad wynagradzania oraz myleniem nazw dodatkowych składników wynagrodzenia. Takie błędy należy sprostować zgodnie z obowiązującymi przepisami.