Justyna Czerwińska 
Do 2025 powstanie z inicjatywy rządu system teleinformatyczny, który ma ułatwić funkcjonowanie przedsiębiorcom, zatrudnionym przez nich pracownikom i zleceniobiorcom. System ma być narzędziem do automatyzacji umów i archiwizacji różnego rodzaju dokumentów.
Odciążenie drobnych przedsiębiorców jako główny cel systemu
Głównym założeniem projektu ustawy o systemie teleinformatycznym do zawierania niektórych umów jest zmniejszenie obciążeń administracyjnych związanych z powierzeniem pracy. System ma odciążyć z obowiązków przede wszystkim mikroprzedsiębiorców, dla których dużym problemem jest brak zasobów ludzkich wspierających w wypełnianiu powinności.
Mówiąc krócej – właściciele małych firm nie mają czasu na zajmowanie się administracyjną stroną działalności i często nie mają środków, aby zatrudnić do tego pracownika. Jak zauważa rząd – powoduje to pokusę do przechodzenia do szarej strefy (niezależną od chęci uniknięcia obciążeń finansowych) i stanowi barierę w rozwoju firm.
Przygotowaliśmy projekt, który ułatwi życie przedsiębiorcom oraz pracownikom. Chcemy, by skupiali się oni nie na biurokracji, ale na zadaniach, które przynoszą im zysk i rozwój – podsumowała szefowa resortu rodziny i polityki społecznej, Marlena Maląg. Więcej dowiesz się tutaj.
Projekt ustawy konsultowany był m.in. z Rzecznikiem Małych i Średnich Przedsiębiorców i Krajową Izbą Gospodarczą, które pozytywnie go zaopiniowały.
Funkcjonalności systemu do obsługi niektórych umów
System, który powstanie ma być zintegrowany z systemami praca.gov.pl, biznes.gov.pl oraz z systemem teleinformatycznym ZUS. Będzie się można do niego logować za pomocą profilu zaufanego. Narzędzie ma umożliwić pracodawcom, zleceniodawcom m.in. zawieranie i rozwiązywanie umów, obliczanie wymiaru urlopu przysługującemu pracownikowi, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej, wydawanie świadectw pracy, obliczanie należności dla ZUS i podatkowych.
Dla pracowników i zleceniobiorców ułatwieniem mają być: możliwość zmiany swoich danych osobowych, składanie wniosków o opiekę nad dzieckiem lub urlop okolicznościowy. O zmianach wprowadzonych do systemu będą powiadamiane strony umowy za pomocą e-maila na adres, który trzeba będzie podać przy rejestracji. Chętni pracodawcy i pracownicy będą mogli także wskazać numer telefonu, na który będzie przychodził SMS z informacją o każdej zmianie.
Odpowiedzialność za dane w systemie
Za prawidłowość danych wprowadzanych do systemu będą odpowiadać odpowiednio pracodawca i pracownik (zleceniodawca i zleceniobiorca). Dane osobowe będą przechowywane przez okres 10 lat, okres ten jest tożsamy z okresem obowiązującym pracodawcę na gruncie przepisów Kodeksu pracy do przechowywania dokumentacji pracowniczej.
System do obsługi umów z pracownikami – podsumowanie
Dzięki systemowi, który powstanie, zniknie obowiązek konstruowania różnego rodzaju umów (będą dostępne gotowe wzory) oraz szersze zastosowanie ma znaleźć podpis zaufany. Za projekt ustawy odpowiedzialne jest Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przy współpracy z Ministerstwem Cyfryzacji. Obecnie prace nad ustawą znajdują się w Sejmie. Koszt utworzenia systemu został oszacowany na 5,5 mln złotych, a sam system ma być gotowy do 2025 r.
Małgorzata Jagusiak
Adam Sawicki
Adrianna Glapiak
