Kontrola płatnika składek – co może skontrolować ZUS?

kontrola płatnika składek przez ZUS

Zastanawiasz się co może zostać skontrolowane przez ZUS? W dzisiejszym artykule odniesiemy się do tego tematu.

Kiedy słyszymy o jakiejkolwiek kontroli nie wzbudza to u nas pozytywnych skojarzeń. Nawet, gdyby nasze działania były jak najbardziej poprawne, nie da się uniknąć potknięć, w natłoku zmian przepisów jest to po prostu nieuniknione. Kontrola może obejmować wiele obszarów, w dzisiejszej publikacji przyjrzymy się natomiast, co może skontrolować ZUS u płatnika składek.

Na czym polega kontrola płatnika składek?

Przepisy pozwalają na dokonywanie kontroli również przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Ma to na celu zbadanie prawidłowości wywiązywania się płatnika składek z nałożonych na niego obowiązków. Zgodnie z ustawą o Systemie Ubezpieczeń Społecznych (SUS) kontrola obejmuje w szczególności:

Zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych
Prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych i wpłat, do pobierania których zobowiązany jest ZUS
Ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń i dokonywanie rozliczeń z tego tytułu
Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe
Wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych do celów ubezpieczeń społecznych
Dokonywanie oględzin składników majątkowych płatnika składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek

Kontrolę przeprowadzają upoważnieni pracownicy ZUS, którzy określani są jako inspektorzy kontroli.

Co w praktyce może być kontrolowane przez ZUS?

Najczęściej kontrolą objęte są obszary, w których w ocenie ZUS może dojść do nieprawidłowości. Jak można przeczytać na stronie ZUS, dobór płatników składek w ramach realizacji planu kontroli poprzedzony jest analizą prawdopodobieństwa naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań, które zostały nałożone na ZUS. W takim przykładowym katalogu znajdą się:

  1. Kontrola prawidłowości określania wysokości wynagrodzenia, które jest podstawą do naliczania składek społecznych.
  2. Kontrola zawieranych umów o pracę. Sprawdzany jest charakter zawartej umowy, czy np. zawarta umowa zlecenie nie nosi znamion umowy o pracę, to samo może dotyczyć umowy o dzieło.
  3. Badanie, czy zawarta umowa nie ma charakteru pozornego. Chodzi o sytuacje, w których zawierane są umowy jedynie na papierze, żeby wyłudzać świadczenia, przykładowo takie jak zasiłek chorobowy czy macierzyński.
  4. Sprawdzanie wypłacanych świadczeń socjalnych pod kątem źródła finansowania, czy wypłata jest dokonywana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) czy ze środków obrotowych firmy. Świadczenia, które są realizowane z ZFŚS co do zasady są zwolnione ze składek ZUS, pod pewnymi warunkami, więcej informacji na ten temat można znaleźć w podlinkowanej publikacji.

To tylko niektóre z obszarów, jakie mogą być sprawdzane przez ZUS.

Przykładowe obszary kontrolowane przez ZUS

Niekiedy pracodawca i pracownik mogą wejść w układ wzajemnych korzyści, który doprowadza do zawarcia pozornej umowy o pracę. W takich przypadkach ZUS bada np. sprawy, w których umowy zostały zawarte po powstaniu jakiegoś zdarzenia lub tuż przed nim. Pod lupą ZUS znajdą się również takie przypadki, kiedy doszło do znacznego podwyższenia wynagrodzenia pracownika, a następnie powstało prawo do wypłaty świadczeń przez ZUS.

Przykład 1

Pan Jakub prowadzi biuro rachunkowe i zatrudnił swoją córkę, która jest z wykształcenia terapeutą na umowę o pracę od dnia 1 listopada 2022 r. Wynagrodzenie córki znacznie odbiegało od wynagrodzeń pozostałych pracowników. Od 10 grudnia córka poszła na długotrwałe zwolnienie lekarskie, ponieważ okazało się, że jest w ciąży. W takim przypadku ZUS może badać pozorność zawartej umowy o pracę.

Przykład 2

Pani Aneta zatrudnia w gabinecie kosmetycznym 5 osób, które mają wypłacane minimalne wynagrodzenie za pracę. Jedna z pracownic od 1 października 2022 r. otrzymała znaczną podwyżkę wynagrodzenia do kwoty 5.000 zł. W niedługim czasie pracownica zaczęła przebywać na długotrwałych zwolnieniach lekarskich z powodu ciąży.

Przykład 3

Pan Jakub prowadzi firmę budowlaną. Dnia 10 listopada zgłosił do ubezpieczeń społecznych swojego syna, który 8 listopada uległ poważnemu wypadkowi, co będzie wymagało długotrwałego leczenia i przebywania na zwolnieniu lekarskim.

W takich przypadkach przypadkach bardzo często ZUS bada okoliczności danej sprawy i może podważać prawo do wypłaty świadczeń społecznych.

Pozorna umowa o pracę – kiedy może być kwestionowana przez ZUS?

Niejednokrotnie ZUS podważa również sam fakt zawarcia umowy o pracę, uznając ją za fikcyjną. Niesie to określone konsekwencje, przede wszystkim bardzo często kwestionowane jest prawo do wypłaty różnego rodzaju świadczeń, co oznacza obowiązek ich zwrotu wraz z należnymi odsetkami. Jakie przykładowe umowy o pracę mogą być uznane przez ZUS za pozorne zatrudnienie:

  • na umowę o pracę członków najbliższej rodziny na stanowiskach, które wymagają posiadania określonego wykształcenia a takiego nie posiada osoba zatrudniona,
  • kobiet w ciąży,
  • pracowników na fikcyjnie utworzonych stanowiskach,
  • pracowników, którzy w momencie zatrudnienia byli w złej kondycji zdrowotnej,
  • pracowników, którzy przed dokonaniem zgłoszenia do ubezpieczeń ulegli wypadkowi, odnieśli kontuzję, która w późniejszym okresie wymagała długotrwałego leczenia.

Na temat pozorności zatrudnienia wypowiedział się Sąd Najwyższy (SN) w jednym ze swoich wyroków sygn. akt I UK 44/18 z dnia 25.04.2019 r. W uzasadnieniu SN wskazał m.in., że do cech charakterystycznych stosunku pracy zalicza się:

  • dobrowolność wykonywania pracy przez pracownika,
  • osobisty charakter świadczenia tej pracy,
  • ciągłość pracy,
  • podporządkowanie pracownika pracodawcy,
  • odpłatność pracy.

W ocenie SN takie przesłanki nie wystąpiły w sprawie będącej przedmiotem rozprawy, dlatego Sąd uznał, że umowa o pracę została zawarta dla pozoru i nie może stanowić tytułu do objęcia ubezpieczeniem społecznym.

Kwestionowanie przez ZUS zawartych umów zlecenie

ZUS może również w trakcie swojej kontroli kwestionować prawidłowość zawartej umowy. Może przykładowo kwestionować zawarcie umowy zlecenie, która w jego ocenie spełnia założenia do uznania jej za umowę o pracę lub przypadki odwrotne. Powstaną wówczas różne kody do objęcia pracowników odpowiednim tytułem do ubezpieczeń społecznych, jak również inaczej będzie wyglądało rozliczenie składek społecznych. W jednym z wyroków SN sygn. akt III UK 411/19 z dnia 8 października 2020 r. można przeczytać, że w orzecznictwie Sądu Najwyższego wskazuje się, że ZUS jest uprawniony do zbadania ważności umowy o pracę, jak również umów cywilnoprawnych w celu stwierdzenia objęcia ubezpieczeniem społecznym. Sąd Najwyższy wielokrotnie zwracał uwagę na nieprawidłowości w związku z kwalifikowaniem przez ZUS umów o pracę, jako czynności pozornych i zarazem zmierzających do obejścia ustawy przez pracodawców. W tym również wyroku SN podkreślił, że organ rentowy ma uprawnienia do weryfikacji „sztucznie” zawyżonego wynagrodzenia, tak samo i może kwestionować „sztuczne” jego zaniżenie celem uniknięcia lub ograniczenia do minimum konieczności poniesienia ciężarów publicznych, jakimi są składki na ubezpieczenia społeczne. W tym przypadku SN odmówił przyjęcia skargi kasacyjnej spółki od wyroku Sądu Apelacyjnego, a przyczyny takiego podejścia zostały bardzo szczegółowo opisane w obszernym wyroku.

Kwestionowanie przez ZUS zawartych umów o dzieło

Podobnie, jak w przypadku umów zlecenie ZUS kwestionuje również zawierane umowy o dzieło, które jak wiemy nie podlegają pod składki społeczne ani składkę zdrowotną.

Spory na tym tle najczęściej trafiają na wokandę sądów, nic więc dziwnego, że mamy sporo różnego rodzaju rozstrzygnięć z tego tytułu. W jednym z wyroków sądowych sygn. akt I UK 96/19 z dnia 2 września 2020 r. była rozstrzygana sprawa dotycząca zawieranych umów o dzieło na tłumaczenie tekstów. W ocenie ZUS nie powinny to być umowy o dzieło a umowy zlecenia. Z podejściem ZUS nie zgodził się przedsiębiorca i skierował sprawę na drogę postępowania sądowego a sprawa w konsekwencji trafiła aż do Sądu Najwyższego. W wyroku tym SN podkreślił, że wyznaczenie granicy pomiędzy umową o dzieło a umową zlecenie nie jest łatwe. Dzieło nie musi stanowić przejawu działalności twórczej, nie musi posiadać cech nowatorskich ani prezentować indywidualnej osobowości wykonawcy dzieła, zostało napisane w uzasadnieniu. W tym wyroku pada ciekawa argumentacja co do kwalifikowania umów o dzieło, która oczywiście w żaden sposób nie rozstrzyga przedmiotu sporu, tym bardziej, że SN uchylił wyrok Sądu Apelacyjnego do ponownego rozpatrzenia. Każda sprawa dotycząca kwalifikowania umowy o dzieło może mieć indywidualny charakter, dlatego tak trudno wypracować uniwersalny model postępowania.

Kontrola przedsiębiorcy jako płatnika składek

Do tej pory opisaliśmy kontrolę płatnika składek pod kątem badania obszarów związanych z zatrudnianiem pracowników. Jednak ZUS może również sprawdzić prawidłowość dokonywania rozliczeń, które dotyczą samego przedsiębiorcy. Jeżeli chodzi o ten obszar kontroli, to ZUS może przykładowo poddać weryfikacji:

  • prawidłowość dokonanych zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
  • terminowość dokonanych zgłoszeń,
  • prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego, które jest dobrowolne,
  • wypłatę świadczeń różnego rodzaju,
  • okresy zasiłkowe.

Po zmianie przepisów ustawą o Polskim Ładzie na pewno czynności kontrolne będą obejmowały w szczególności podstawę do naliczania składki zdrowotnej, od której zależy wysokość tej składki. Nie wiemy na razie, w jaki sposób ZUS będzie dokonywał takiej weryfikacji. Na pewno w tym przypadku niezbędny będzie również dostęp do rozliczeń podatkowych, gdzie znajdują się kwoty przychodów/dochodów przedsiębiorcy.

Kontrola ZUS u płatnika składek – podsumowanie

Zakres kontroli ZUS płatnika składek może być szeroki. Ustalanie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ma wpływ na wysokość i okres wypłaty świadczeń przez ZUS, dlatego jest to tak ważny obszar, który jest często kontrolowany. Brakuje takiego zdefiniowania zawieranych umów, które w sposób jednoznaczny rozwiałoby powstające wątpliwości na tym tle. Jest to problematyczne zarówno dla pracodawców, pracowników, jak i organów kontroli. Poza typowymi obszarami kontroli, które nie budzą większych niejasności, mamy do czynienia z szeroką gamą zagadnień, które od wielu lat są przedmiotem sporów pomiędzy pracodawcami a ZUS. W przypadku kwalifikowania zawieranych umów każda sprawa ma charakter indywidualny, dlatego tak wiele spraw jest rozstrzyganych przez sądy. O tym, że temat jest trudny, niejednoznaczny świadczy ilość wydawanych rozstrzygnięć przez Sąd Najwyższy. Jest to również sygnał dla decydentów, że ten obszar powinien być szczególnie brany pod uwagę przy nowelizacji przepisów. Z założenia publikacja miała wskazać na newralgiczne obszary związane z kontrolą ZUS. Pozostaje mieć nadzieję, że poczynione analizy będą pomocne dla przedsiębiorców w bieżącej ocenie tego typu spraw.

Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online
księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online Darmowy program do faktur online Darmowy program do faktur online Darmowy program do faktur online

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość