Kontrola płatnika składek – co może skontrolować ZUS?

Kiedy słyszymy o jakiejkolwiek kontroli nie wzbudza to u nas pozytywnych skojarzeń. Nawet, gdyby nasze działania były jak najbardziej poprawne, nie da się uniknąć potknięć, w natłoku zmian przepisów jest to po prostu nieuniknione. Kontrola może obejmować wiele obszarów, w dzisiejszej publikacji przyjrzymy się natomiast, co może skontrolować ZUS u płatnika składek.

Na czym polega kontrola płatnika składek?

Przepisy pozwalają na dokonywanie kontroli również przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Ma to na celu zbadanie prawidłowości wywiązywania się płatnika składek z nałożonych na niego obowiązków. Zgodnie z ustawą o Systemie Ubezpieczeń Społecznych (SUS) kontrola obejmuje w szczególności:

Kontrolę przeprowadzają upoważnieni pracownicy ZUS, którzy określani są jako inspektorzy kontroli.

Co w praktyce może być kontrolowane przez ZUS?

Najczęściej kontrolą objęte są obszary, w których w ocenie ZUS może dojść do nieprawidłowości. Jak można przeczytać na stronie ZUS, dobór płatników składek w ramach realizacji planu kontroli poprzedzony jest analizą prawdopodobieństwa naruszenia prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań, które zostały nałożone na ZUS. W takim przykładowym katalogu znajdą się:

1. Kontrola prawidłowości określania wysokości wynagrodzenia, które jest podstawą do naliczania składek społecznych.
2. Kontrola zawieranych umów o pracę. Sprawdzany jest charakter zawartej umowy, czy np. zawarta umowa zlecenie nie nosi znamion umowy o pracę, to samo może dotyczyć umowy o dzieło.
3. Badanie, czy zawarta umowa nie ma charakteru pozornego. Chodzi o sytuacje, w których zawierane są umowy jedynie na papierze, żeby wyłudzać świadczenia, przykładowo takie jak zasiłek chorobowy czy macierzyński.
4. Sprawdzanie wypłacanych świadczeń socjalnych pod kątem źródła finansowania, czy wypłata jest dokonywana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) czy ze środków obrotowych firmy. Świadczenia, które są realizowane z ZFŚS co do zasady są zwolnione ze składek ZUS, pod pewnymi warunkami, więcej informacji na ten temat można znaleźć w podlinkowanej publikacji.

To tylko niektóre z obszarów, jakie mogą być sprawdzane przez ZUS.

Przykładowe obszary kontrolowane przez ZUS

Niekiedy pracodawca i pracownik mogą wejść w układ wzajemnych korzyści, który doprowadza do zawarcia pozornej umowy o pracę. W takich przypadkach ZUS bada np. sprawy, w których umowy zostały zawarte po powstaniu jakiegoś zdarzenia lub tuż przed nim. Pod lupą ZUS znajdą się również takie przypadki, kiedy doszło do znacznego podwyższenia wynagrodzenia pracownika, a następnie powstało prawo do wypłaty świadczeń przez ZUS.

Przykład 1

Pan Jakub prowadzi biuro rachunkowe i zatrudnił swoją córkę, która jest z wykształcenia terapeutą na umowę o pracę od dnia 1 listopada 2022 r. Wynagrodzenie córki znacznie odbiegało od wynagrodzeń pozostałych pracowników. Od 10 grudnia córka poszła na długotrwałe zwolnienie lekarskie, ponieważ okazało się, że jest w ciąży. W takim przypadku ZUS może badać pozorność zawartej umowy o pracę.

Przykład 2

Pani Aneta zatrudnia w gabinecie kosmetycznym 5 osób, które mają wypłacane minimalne wynagrodzenie za pracę. Jedna z pracownic od 1 października 2022 r. otrzymała znaczną podwyżkę wynagrodzenia do kwoty 5.000 zł. W niedługim czasie pracownica zaczęła przebywać na długotrwałych zwolnieniach lekarskich z powodu ciąży.

Przykład 3

Pan Jakub prowadzi firmę budowlaną. Dnia 10 listopada zgłosił do ubezpieczeń społecznych swojego syna, który 8 listopada uległ poważnemu wypadkowi, co będzie wymagało długotrwałego leczenia i przebywania na zwolnieniu lekarskim.

W takich przypadkach przypadkach bardzo często ZUS bada okoliczności danej sprawy i może podważać prawo do wypłaty świadczeń społecznych.

Pozorna umowa o pracę – kiedy może być kwestionowana przez ZUS?

Niejednokrotnie ZUS podważa również sam fakt zawarcia umowy o pracę, uznając ją za fikcyjną. Niesie to określone konsekwencje, przede wszystkim bardzo często kwestionowane jest prawo do wypłaty różnego rodzaju świadczeń, co oznacza obowiązek ich zwrotu wraz z należnymi odsetkami. Jakie przykładowe umowy o pracę mogą być uznane przez ZUS za pozorne zatrudnienie:

• na umowę o pracę członków najbliższej rodziny na stanowiskach, które wymagają posiadania określonego wykształcenia a takiego nie posiada osoba zatrudniona,
• kobiet w ciąży,
• pracowników na fikcyjnie utworzonych stanowiskach,
• pracowników, którzy w momencie zatrudnienia byli w złej kondycji zdrowotnej,
• pracowników, którzy przed dokonaniem zgłoszenia do ubezpieczeń ulegli wypadkowi, odnieśli kontuzję, która w późniejszym okresie wymagała długotrwałego leczenia.

Na temat pozorności zatrudnienia wypowiedział się Sąd Najwyższy (SN) w jednym ze swoich wyroków sygn. akt I UK 44/18 z dnia 25.04.2019 r. W uzasadnieniu SN wskazał m.in., że do cech charakterystycznych stosunku pracy zalicza się:

• dobrowolność wykonywania pracy przez pracownika,
• osobisty charakter świadczenia tej pracy,
• ciągłość pracy,
• podporządkowanie pracownika pracodawcy,
• odpłatność pracy.

W ocenie SN takie przesłanki nie wystąpiły w sprawie będącej przedmiotem rozprawy, dlatego Sąd uznał, że umowa o pracę została zawarta dla pozoru i nie może stanowić tytułu do objęcia ubezpieczeniem społecznym.

Kwestionowanie przez ZUS zawartych umów zlecenie

ZUS może również w trakcie swojej kontroli kwestionować prawidłowość zawartej umowy. Może przykładowo kwestionować zawarcie umowy zlecenie, która w jego ocenie spełnia założenia do uznania jej za umowę o pracę lub przypadki odwrotne. Powstaną wówczas różne kody do objęcia pracowników odpowiednim tytułem do ubezpieczeń społecznych, jak również inaczej będzie wyglądało rozliczenie składek społecznych. W jednym z wyroków SN sygn. akt III UK 411/19 z dnia 8 października 2020 r. można przeczytać, że w orzecznictwie Sądu Najwyższego wskazuje się, że ZUS jest uprawniony do zbadania ważności umowy o pracę, jak również umów cywilnoprawnych w celu stwierdzenia objęcia ubezpieczeniem społecznym. Sąd Najwyższy wielokrotnie zwracał uwagę na nieprawidłowości w związku z kwalifikowaniem przez ZUS umów o pracę, jako czynności pozornych i zarazem zmierzających do obejścia ustawy przez pracodawców. W tym również wyroku SN podkreślił, że organ rentowy ma uprawnienia do weryfikacji „sztucznie” zawyżonego wynagrodzenia, tak samo i może kwestionować „sztuczne” jego zaniżenie celem uniknięcia lub ograniczenia do minimum konieczności poniesienia ciężarów publicznych, jakimi są składki na ubezpieczenia społeczne. W tym przypadku SN odmówił przyjęcia skargi kasacyjnej spółki od wyroku Sądu Apelacyjnego, a przyczyny takiego podejścia zostały bardzo szczegółowo opisane w obszernym wyroku.

Kwestionowanie przez ZUS zawartych umów o dzieło

Podobnie, jak w przypadku umów zlecenie ZUS kwestionuje również zawierane umowy o dzieło, które jak wiemy nie podlegają pod składki społeczne ani składkę zdrowotną.

Spory na tym tle najczęściej trafiają na wokandę sądów, nic więc dziwnego, że mamy sporo różnego rodzaju rozstrzygnięć z tego tytułu. W jednym z wyroków sądowych sygn. akt I UK 96/19 z dnia 2 września 2020 r. była rozstrzygana sprawa dotycząca zawieranych umów o dzieło na tłumaczenie tekstów. W ocenie ZUS nie powinny to być umowy o dzieło a umowy zlecenia. Z podejściem ZUS nie zgodził się przedsiębiorca i skierował sprawę na drogę postępowania sądowego a sprawa w konsekwencji trafiła aż do Sądu Najwyższego. W wyroku tym SN podkreślił, że wyznaczenie granicy pomiędzy umową o dzieło a umową zlecenie nie jest łatwe. Dzieło nie musi stanowić przejawu działalności twórczej, nie musi posiadać cech nowatorskich ani prezentować indywidualnej osobowości wykonawcy dzieła, zostało napisane w uzasadnieniu. W tym wyroku pada ciekawa argumentacja co do kwalifikowania umów o dzieło, która oczywiście w żaden sposób nie rozstrzyga przedmiotu sporu, tym bardziej, że SN uchylił wyrok Sądu Apelacyjnego do ponownego rozpatrzenia. Każda sprawa dotycząca kwalifikowania umowy o dzieło może mieć indywidualny charakter, dlatego tak trudno wypracować uniwersalny model postępowania.

Kontrola przedsiębiorcy jako płatnika składek

Do tej pory opisaliśmy kontrolę płatnika składek pod kątem badania obszarów związanych z zatrudnianiem pracowników. Jednak ZUS może również sprawdzić prawidłowość dokonywania rozliczeń, które dotyczą samego przedsiębiorcy. Jeżeli chodzi o ten obszar kontroli, to ZUS może przykładowo poddać weryfikacji:

• prawidłowość dokonanych zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
• terminowość dokonanych zgłoszeń,
• prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego, które jest dobrowolne,
• wypłatę świadczeń różnego rodzaju,
• okresy zasiłkowe.

Po zmianie przepisów ustawą o Polskim Ładzie na pewno czynności kontrolne będą obejmowały w szczególności podstawę do naliczania składki zdrowotnej, od której zależy wysokość tej składki. Nie wiemy na razie, w jaki sposób ZUS będzie dokonywał takiej weryfikacji. Na pewno w tym przypadku niezbędny będzie również dostęp do rozliczeń podatkowych, gdzie znajdują się kwoty przychodów/dochodów przedsiębiorcy.

Kontrola ZUS u płatnika składek – podsumowanie

Zakres kontroli ZUS płatnika składek może być szeroki. Ustalanie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ma wpływ na wysokość i okres wypłaty świadczeń przez ZUS, dlatego jest to tak ważny obszar, który jest często kontrolowany. Brakuje takiego zdefiniowania zawieranych umów, które w sposób jednoznaczny rozwiałoby powstające wątpliwości na tym tle. Jest to problematyczne zarówno dla pracodawców, pracowników, jak i organów kontroli. Poza typowymi obszarami kontroli, które nie budzą większych niejasności, mamy do czynienia z szeroką gamą zagadnień, które od wielu lat są przedmiotem sporów pomiędzy pracodawcami a ZUS. W przypadku kwalifikowania zawieranych umów każda sprawa ma charakter indywidualny, dlatego tak wiele spraw jest rozstrzyganych przez sądy. O tym, że temat jest trudny, niejednoznaczny świadczy ilość wydawanych rozstrzygnięć przez Sąd Najwyższy. Jest to również sygnał dla decydentów, że ten obszar powinien być szczególnie brany pod uwagę przy nowelizacji przepisów. Z założenia publikacja miała wskazać na newralgiczne obszary związane z kontrolą ZUS. Pozostaje mieć nadzieję, że poczynione analizy będą pomocne dla przedsiębiorców w bieżącej ocenie tego typu spraw.