Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – czy wniosek można przesłać elektronicznie?

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi to dokument, który wypełnia przedsiębiorca zamierzający zatrudnić pracownika będącego obywatelem Ukrainy, Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Rosji. Obywatele tych państw nie potrzebują zezwolenia na pracę, o ile będą pracowali w Polsce najwyżej 24 miesiące. Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi pozwala zatem na legalne zatrudnienie osoby z wymienionego kraju na okres do 2 lat. Oświadczenie można wypełnić i przesłać elektronicznie – za pomocą konta na portalu praca.gov.pl. W tym artykule opisujemy instrukcję wypełnienia i wysyłki oświadczenia w ten właśnie sposób.

Koszt wydania oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Cena za wpisanie oświadczenia do ewidencji wynosi 100 zł. Na jednym oświadczeniu można wypisać dane tylko jednego pracownika z zagranicy. Opłatę należy uiścić na rachunek bankowy właściwego Urzędu Pracy. Jest nim urząd właściwy ze względu na siedzibę przedsiębiorcy (pracodawcy) lub miejsce wykonywania pracy.

Numery kont bankowych urzędów znajdują się na ich stronach internetowych, a jeśli takiej informacji nie ma, trzeba kontaktować się bezpośrednio z urzędem. Wraz ze skanem potwierdzenia wpłaty należy przygotować skan paszportu lub dokumentu podróży cudzoziemca (tak formalnie nazywa się dokument wydawany dla obcokrajowców, którzy utracili paszport przez Urzędy do Spraw Cudzoziemców). Skany tych dwóch dokumentów trzeba dołączyć we wniosku.

Złożenie oświadczenia w formie papierowej

Uwaga – choć na stronach rządowych jest informacja, że oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi można złożyć nie tylko elektronicznie, ale i osobiście lub przesłać listem poleconym, to niektóre Urzędy Pracy stosują wyłączenia od tej zasady. Np. na stronie Urzędu Pracy m.st. Warszawy znajduje się zapis, że oświadczenia od firm przyjmowane są wyłącznie elektronicznie, a wnioski w formie papierowej rozpatrywane są tylko w przypadku, gdy wnioskodawcą jest osoba fizyczna planująca zatrudnić cudzoziemca na potrzeby gospodarstwa domowego (tj. PKD 9700Z) np. jako pomoc domowa czy opiekun osoby starszej.

Zatem przedsiębiorca, który zrezygnuje z wysyłki elektronicznej i zdecyduje się na list polecony lub złożenie oświadczenia osobiście, powinien upewnić się w swoim urzędzie, czy taka opcja jest w ogóle możliwa.

Rejestracja konta na portalu praca.gov.pl

Aby złożyć elektroniczne oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi należy mieć aktywne konto na portalu praca gov.pl. Konto zakłada się w mniej niż 5 minut. Należy:

1. Wejść na stronę praca.gov.pl, kliknąć zakładkę Rejestracja konta i wybrać sposób weryfikacji: za pomocą podpisu kwalifikowanego lub przez login.gov.pl. Wybranie tej drugiej metody pozwala na rejestrację poprzez Profil Zaufany.   
2. Po zalogowaniu wybraną metodą system zaciągnie dane rejestrującego. Należy je uzupełnić:
   • o adres e-mail do kontaktu (nieobowiązkowo można wpisać także numer telefonu),
   • nadać login i hasło do logowania w portalu,
   • zaznaczyć, w jakim charakterze występuje osoba rejestrująca: Bezrobotny, Poszukujący Pracy, Reprezentuje organizację/pracodawcę, Reprezentuje instytucję szkoleniową. Dla firm, które chcą zatrudnić cudzoziemców właściwy będzie oczywiście wariant: Reprezentuje organizację/pracodawcę.

   Na końcu należy potwierdzić zapoznanie się z regulaminem i zgodę na gromadzenie, przetwarzanie i wykorzystanie danych osobowych i kliknąć przycisk Zatwierdź.

      
3. Na podany w formularzu adres e-mail w ciągu kilku sekund przyjdzie wiadomość z linkiem aktywacyjnym, który należy kliknąć. Po kliknięciu konto jest założone.

Jak wysłać elektronicznie oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi?

1. Należy zalogować się na swoje konto w portalu praca.gov.pl.
2. Na stronie: https://www.praca.gov.pl/eurzad/index.eup#/wyborSprawy/zatrudnianieCudzoziemcow kliknąć grafikę: Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi i wybrać Oświadczenie podmiotu działającego jako agencja pracy tymczasowej (jeśli składający oświadczenie jest przedsiębiorcą prowadzącym ten rodzaj działalności) lub Oświadczenie podmiotu nieświadczącego usług w zakresie pracy tymczasowej (pozostałe firmy). Dla celów tej instrukcji wybraliśmy drugi wariant. Pierwszym krokiem jest identyfikacja wniosku: nowy lub będący kontynuacją (korektą) istniejącego. My wybraliśmy Nowy wniosek.   
3. W drugim kroku trzeba wybrać Urząd Pracy właściwy do złożenia wniosku. Przypominamy, że jest nim urząd ze względu na siedzibę pracodawcy albo miejsce wykonywania pracy. Wybór trzeba potwierdzić klikając Wypełnij wniosek.   
4. Następnie przechodzimy już do wypełniania głównego formularza. Na początku (w prawym górnym rogu) trzeba wpisać miejscowość. Imię, nazwisko, adres i PESEL przedsiębiorcy zostaną automatycznie pobrane z systemu. Jeśli system nie zaciągnie numeru telefonu, trzeba go wpisać ręcznie.      
5. W kolejnej części należy wypełnić dane dotyczącego zatrudnianego cudzoziemca. Uwaga – imię i nazwisko cudzoziemca trzeba wpisać bardzo uważnie, zwracając uwagę na to, aby nie popełnić literówki, gdyż nie będzie można jej skorygować. Poprawienie tego rodzaju błędu wymaga wypełnienia nowego wniosku, a co za tym idzie – dokonania ponownej opłaty.   
6. W części dotyczącej pracy należy opisać obowiązki na stanowisku, wybrać nazwę i kod zawodu (nie trzeba znać kodu na pamięć, gdyż po wpisaniu pierwszych liter zawodu pojawią się podpowiedzi) oraz kod PKD pracodawcy. Uwaga – pracodawca, który ma wątpliwości, jak nazywa się stanowisko na które zatrudnia, może skorzystać z wyszukiwarki nazw zawodów, która znajduje się tutaj. W tym samym oknie trzeba też wskazać adres wykonywania pracy – domyślnie wpisany jest adres z systemu. Jeśli właściwy adres jest inny niż systemowy, należy zaznaczyć okienko przy słowie Inny i wpisać poprawny adres.   
7. W tej części należy wskazać rodzaj umowy (umowa o pracę na czas określony, nieokreślony, umowa zlecenia, o dzieło itd.), która będzie podpisana z cudzoziemcem oraz wysokość wynagrodzenia brutto. Trzeba także wpisać okres, na jaki powierzona będzie praca oraz wybrać sytuację, w której znajduje się aktualnie cudzieciemiec:
   • będzie dopiero przyjeżdżał do Polski lub
   • przebywa już na terenie Polski.

   Na dole trzeba wpisać numer wizy lub karty pobytu i datę ważności dokumentu.

        
8. Następnie należy potwierdzić zapoznanie się z przepisami dotyczący powierzenia pracy cudzoziemcom w Polsce oraz oświadczyć, że wynagrodzenie proponowane cudzoziemcowi nie jest niższe od wynagrodzeń innych pracowników na porównywalnym stanowisku.   
9. Na tym etapie trzeba dodać także załączniki:
   • jako załącznik nr 1 oświadczenie dotyczące okoliczności, o których mowa w art. 88z ust. 5 pkt 1-6 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (treść oświadczenia należy “wyklikać” w kolejnym kroku),
   • skan paszportu lub dokumentu podróży cudzoziemca,
   • skan potwierdzenie uiszczenia opłaty za wydanie wniosku.
     
10. W oświadczeniu (które znajduje się w dolnej części formularza) trzeba zaznaczyć, pod rygorem odpowiedzialności karnej, kilka odpowiedzi. Pytania dotyczą tego, czy przedsiębiorca był/nie był karany m.in. za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców lub podobne czyny wskazane w określonych artykuły Kodeksu karnego lub ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.   
11. W kolejnym kroku znajduje się pouczenie o odpowiedzialności karnej i podpis wnioskodawcy (imię i nazwisko przedsiębiorcy zostanie pobrane z systemu). Tworzenie wniosku należy zakończyć klikając przycisk Dalej.   
12. Po kliknięciu Dalej pojawi się jeszcze raz okno, w którym można dodać załączniki, jeśli przedsiębiorca zapomniał o nich na wcześniejszym etapie. Później zostaje już tylko podpisanie formularza i wysyłka dokumentu. W tym celu należy wybrać rodzaj podpisu: kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym.   
13. Po wybraniu właściwego wariantu wyświetli się podsumowanie wniosku, a na dole będzie przycisk Podpisz podpisem zaufanym. Kliknięcie tego przycisku oznacza wysyłkę dokumentu do wybranego Urzędu Pracy.   

Odebranie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Procedura wpisania oświadczenia do rejestru oświadczeń trwa do 7 dni od chwili wysłania wniosku. Jeśli okaże się, że zawiera on błędy lub braki (np. brak wymaganego załącznika), urząd skontaktuje się z przedsiębiorcą na podany adres e-mail lub telefonicznie. Termin na wpisanie oświadczenia do ewidencji będzie oczywiście wydłużony i liczony od dnia dostarczenia kompletu dokumentów. Oświadczenie przedsiębiorca znajdzie po zalogowaniu się na swoje konto na stronie praca.gov.pl w Zakładce Sprawy -> Skrzynka Odbiorcza.

Oświadczenie o powierzeniu pracy a praca sezonowa

Elektroniczne oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi to prosta i stosunkowo szybka metoda na legalne zatrudnienie obywatela innego kraju. Trzeba przy tym pamiętać, że na podstawie oświadczenia nie można powierzyć obcokrajowcowi wykonywania pracy sezonowej (działalności związanej z uprawami rolnymi, usługami gastronomicznymi świadczonymi w zależności od pór roku itp). Dla takiego rodzaju prac należy uzyskać osobne zezwolenie o pracę typu S.