Blog ifirma.pl

Pytania i odpowiedzi dotyczące zmian w pracy zdalnej

|
|
6 minut czytania
Od kwietnia 2023 r. pracownicy mają prawo do pracowania w trybie zdalnym i okazjonalnego pracowania w takiej formie. W artykule odpowiadamy na najczęściej powtarzające się pytania związane z tym tematem.
Biuro rachunkowe - ifirma.pl

Nowelizacja Kodeksu Pracy (dalej kp) wprowadziła instytucje okazjonalnej pracy z miejsca zamieszkania (lub innego, ustalonego z pracodawcą) i pracy z domu. To nowy temat, więc zrozumiałe, że budzi wiele wątpliwości zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników. Poniżej odpowiadamy na najczęściej powtarzające się pytania. Odpowiedzi oparte są na przepisach kp lub wyjaśnieniach przedstawionych przez resorty finansów oraz rodziny i polityki społecznej. Przeczytaj koniecznie artykuł, jeśli jesteś pracodawcą lub pracownikiem i interesuje Cię temat pracy zdalnej.

Kiedy można umówić się na pracę zdalną?

Pracownik może uzgodnić wykonywanie pracy z innego miejsca niż siedziba firmy (biura) przy ustalaniu warunków zatrudnienia lub w trakcie trwania umowy o pracę (art. 6719 § 1 kp).

Czy pracodawca może nakazać pracownikowi pracę online?

Takie uprawnienie przysługuje pracodawcy w dwóch przypadkach. Kiedy:

  • obowiązuje stan nadzwyczajny, stan epidemii lub zagrożenia epidemiologicznego i do 3 miesięcy po ich odwołaniu,
  • z powodu siły wyższej (np. pożaru w zakładzie pracy) pracodawca czasowo nie może zapewnić w miejscu pracy warunków zgodnych z zasadami BHP (art. 6719 § 3 kp).

Polecenie pracowania z domu jest możliwe, o ile pracownik złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w takiej formie.

Czy pracownik może świadczyć pracę zdalnie z kilku miejsc?

Kp nie wyklucza takiej możliwości, ale każdorazowo miejsce, z którego będzie wykonywana praca musi być uzgodnione z pracodawcą. Oznacza to, że pracownik nie może samodzielnie podjąć decyzji, że np. jutro wyjeżdża na działkę i stamtąd będzie pracował.

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Zasadniczo pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę z domu złożony przez:

  • kobietę w ciąży,
  • osobę wychowującą dziecko do ukończenia 4 lat,
  • osobę opiekującą się członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
  • rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, powstałych w okresie prenatalnym lub w czasie porodu lub rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.

Powyższej grupie pracowników pracodawca można odmówić prawa do pracy z domu, tylko jeśli jej wykonywanie w takim trybie nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. Odmowa musi być na piśmie (art. 6719 § 6 kp).

Czy pracodawca może cofnąć zgodę na pracę z domu?

Zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą wystąpić z wnioskiem o przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin powrotu do biura (nie dłuższy niż 30 dni od złożenia wniosku), a jeśli takiego terminu nie uzgodnią, przyjmuje się, że przywrócenie poprzednich warunków pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku (art. 6722 § 1 kp).

Pracodawca nie ma takiego prawa wobec grupy pracowników wymienionych w poprzednim pytaniu (kobiet w ciąży, rodziców dzieci do lat 4 itd.), chyba że dalsze wykonywania przez nich pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na charakter albo organizację pracy. Jednocześnie ci pracownicy mają prawo wnioskować o przywrócenie dotychczasowych warunków wykonywania pracy.

Przykład 1

Maria, mama 2-letniego chłopca uzgodniła z pracodawcą pracę zdalną. Jej pracodawca może wnioskować o przywrócenie poprzednich warunków pracy tylko w dwóch przypadkach, ale Maria ma takie prawo zawsze.

Od czego zależy wysokość kosztów, które zwraca pracodawca w związku z pracą z domu?

Zasady pokrywania kosztów i ustalania ryczałtu lub ekwiwalentu wypłacanego jako zwrot nakładu pieniężnego, który ponosi pracownik pracujący zdalnie (np. koszt Internetu), są obowiązkowym elementem regulaminu pracy zdalnej albo porozumienia w tej sprawie. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu pracodawca powinien wziąć pod uwagę rynkowe ceny zużytych materiałów, koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 5 kp).

Czy pracodawca musi zapewnić np. biurko czy krzesło do pracy z domu?

Przy wydawaniu polecenia pracy zdalnej pracownik oświadcza, że posiada warunki lokalowe i techniczne do świadczenia pracy w takiej formie.

Ponadto kp. (art. 6724 § 1 pkt 3) mówi, że pracodawca ma obowiązek pokryć koszty inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy online, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.

Jak liczyć dni okazjonalnej pracy zdalnej po zmianie pracodawcy?

Pracownik ma prawo do pracy z domu przez 24 dni w ciągu roku kalendarzowego. W przypadku zmiany pracy w trakcie roku, pracownikowi przysługuje prawo do pracy zdalnej w wymiarze niewykorzystanym u poprzedniego pracodawcy.

Czy 24 dni pracy z domu przysługuje także zatrudnionym na część etatu?

Okazjonalną pracę zdalną pracownik ma prawo wykonywać do 24 dni w roku. Limit 24 dni nie zależy to ani od wymiaru etatu, ani od liczby godzin wynikających z dziennego rozkładu pracy.

Czy pracodawca ma prawo konsekwentnie odrzucać wniosek o okazjonalną pracę z domu i w rezultacie nigdy na nią nie zezwolić?

Pracodawca ma prawo odmówić okazjonalnej pracy zdalnej w szczególności, kiedy niemożliwe jest jej wykonywanie ze względu na charakter lub organizację pracy. Jednocześnie odmowa nie może mieć charakteru dyskryminacyjnego. Kp wyróżnia dyskryminację bezpośrednią i pośrednią.

Bezpośrednia zachodzi wtedy, kiedy pracownik traktowany jest w mniej korzystny sposób niż inni pracownicy znajdujący się w tej samej sytuacji (art. 183a § 3 kp). Natomiast dyskryminacja pośrednia istnieje, gdy na skutek pozornie neutralnego postanowienia naruszane są warunki zatrudnienia wszystkich lub większości pracowników (art. 183a § 4 kp).

Pracownik, wobec którego pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalna krajowa (art. 183d kp).

Czy pracodawca może udzielić urlopu zamiast okazjonalnej pracy spoza biura?

Uprawnienia pracownika do urlopu (wypoczynkowego, na żądanie itd.) są niezależne od prawa do okazjonalnego pracowania z domu. Obie instytucje prawne mają inny cel: urlop to zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy (w celu np. regeneracji sił), a istotą pracy online jest umożliwienie pracownikowi świadczenia pracy z uzgodnionego miejsca z powodu uzasadnionych potrzeb pracownika (np. konieczności opieki nad dzieckiem).

Czy praca w trybie zdalnym pozbawia prawa do podwyższonych kosztów uzyskania przychodów?

Choć wykładnia językowa i funkcjonalna stoją w sprzeczności, to należy posiłkować się przepisami wynikającymi wprost z ustawy. A ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 2 wprost wskazuje, że pracownik może skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Zgodnie z powyższym, podwyższone koszty uzyskanie przychodów, wynikające z ustawy o PIT, przysługują pracownikowi również w przypadku wykonywania pracy z domu.

Potwierdza to również wydana 19 lipca 2023 roku przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, interpretacja indywidualna, w której przedsiębiorca, zatrudniający w swoim zakładzie pracowników zwrócił się z zapytaniem czy pracownik, świadczący pracę pod swoim adresem zamieszkania, ma prawo do podwyższonych kosztów pracowniczych. Według tego przedsiębiorcy – tak, z czym zgodził się Dyrektor KIS, w uzasadnieniu powołał się na ww zapis ustawy o PIT.

Autor ifirma.pl

Justyna Czerwińska

Od kilku lat związana z topowymi redakcjami biznesowymi. Pisze o księgowości, finansach i sprawach marketingowych - czyli o tematach, które interesują każdego przedsiębiorcę.

Z przyjemnością czyta ustawy, kodeksy, rozporządzenia, regulaminy i inne oficjalne dokumenty, które rozkłada na czynniki pierwsze. Pomagają jej w tym umiejętności analityczne i syntetyczne. Wierzy w moc twardych danych i w artykułach chętnie wykorzystuje wyniki badań, raporty i statystyki. Sama prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, dlatego z doświadczenia zna i rozumie problemy drobnych przedsiębiorców. Artykułami dotyczącymi spraw księgowych stara się je rozwiązywać. Stawia przy tym na prosty, zrozumiały dla każdego język, logiczną strukturę i przykłady z życia wzięte.

Pracę nad każdym artykułem zaczyna od zakwestionowania swojej wiedzy i sprawdzenia jej w źródłach. Prywatnie lubi zagadki logiczne i grę w Sudoku.

Z biurem rachunkowym IFIRMA masz i czas, i firmę

Już za 149 zł

miesięcznie

  • Pomagamy w przeniesieniu dokumentów i formalnościach
  • Przydzielamy dedykowaną księgową
  • Wygodnie dostarczasz dokumenty,
a księgowa rozlicza miesiąc i wysyła deklaracje
Zleć księgowość
Myślisz o zmianie księgowego?

Zostaw swój numer telefonu, a my znajdziemy księgowego dla Ciebie.

    Dodaj komentarz

    Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

    Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

    Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

    Biuro rachunkowe - ifirma.pl
    Twój znajomy zakłada firmę Blog banner

    Mobilnie. Wszędzie

    Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.

    Mobilnie