Małgorzata Jagusiak
Zatrudnianie pracowników to dodatkowe obowiązki związane między innymi z rozliczaniem wynagrodzeń, urlopów, składek ZUS, zaliczek na podatek dochodowy. W większych firmach, w których zatrudnionych jest dużo pracowników najczęściej tymi tematami zajmują się służby kadrowo-płacowe, które powinny znać wskaźniki i parametry dotyczące pracowników. W dzisiejszej publikacji opiszemy jakie wskaźniki i parametry obowiązują w 2024 roku.
Obowiązki pracodawcy w 2024 roku
Podstawowym aktem prawa, który reguluje prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników jest ustawa Kodeks pracy (KP). W oparciu o te przepisy pracodawcy opracowują akty prawa wewnętrznego, które nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż te zawarte w KP. Poniżej wymieniamy podstawowe obowiązki pracodawcy wobec pracowników.
| Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie odrębnych przepisów |
| Wszyscy pracownicy powinni być równo traktowani |
| Za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości pracownicy powinni otrzymywać jednakowe wynagrodzenia za pracę |
| Jeśli pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, to pracownik ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów |
| Pracodawca prowadzi i przechowuje w formie papierowej lub elektronicznej dokumentację pracowniczą – akta osobowe i płacowe |
| Pracodawca informuje pracownika o warunkach zatrudnienia |
| Pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy, a także materiały i narzędzia pracy |
Płaca minimalna w 2024 roku
Zaczniemy od omówienia minimalnego wynagrodzenia za pracę. Zasady ustalania płacy minimalnej zostały opisane w kolejnej ustawie o minimalnym wynagrodzeniu. Do obliczenia wysokości wynagrodzenia minimalnego przyjmuje się przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy. Przy obliczaniu wysokości tego wynagrodzenia nie uwzględnia się:
- nagrody jubileuszowej,
- odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem n emeryturę lub rentę,
- wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
- dodatku do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej,
- dodatku za staż pracy,
- dodatku za szczególne warunki pracy.
Co roku wydawane jest Rozporządzenie w sprawie kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę i minimalnej stawki godzinowej, aktualne Rozporządzenie obowiązujące w 2024 roku dostępne jest tutaj, a wspomniane kwoty kształtują się następująco:
| 01.01-30.06.2024 | 01.07-31.12.2024 | 01.01-30.06.2024 | 01.07-31.12.2024 |
| 4.242 zł | 4.300 zł | 27,70 zł | 28,10 zł |
Na co ma wpływ płaca minimalna?
Jak się okazuje kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę ma bezpośrednie przełożenie na wiele innych kosztów, które są ponoszone przez pracodawcę. Przede wszystkim zmienia się ZUS w części płatnika, który wraz z pracownikiem partycypuje w zapłacie składek na ubezpieczenia społeczne, zobaczmy jakie to są obciążenia dla pracodawcy, jeśli pracownik otrzymuje płacę minimalną
| Emerytalna | 9,76% | 414,02 | 419,68 |
| Rentowa | 6,5% | 275,73 | 279,50 |
| Wypadkowa | 1,67% (do 9 pracowników) | 70,84 | 71,81 |
| FP i FS | 2,45% | 103,93 | 105,35 |
| FGŚP | 0,1% | 4,24 | 4,30 |
| Podsumowanie | 20,48% | 868,76 | 880,64 |
Poza obciążeniami w części płatnika składek, kwota minimalnego wynagrodzenia ma wpływ także na inne świadczenia pracownika takie jak:
- dodatek za pracę w porze nocnej – 20% minimalnego wynagrodzenia,
- odprawa pieniężna w przypadku zwolnień grupowych pracowników – nie może być wyższa niż 15-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- wynagrodzenie za czas przestoju – co najmniej minimalne wynagrodzenie,
- wzrosną grzywny i kary pieniężne ustalane na podstawie przepisów Kodeksu karnego skarbowego,
- podstawa do minimalnej składki zdrowotnej przedsiębiorcy,
- podstawa do preferencyjnych składek ZUS.
Pracownicze koszty uzyskania przychodów
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) każdemu pracownikowi, który pozostaje w zatrudnieniu czy to na umowę o pracę, czy na umowy cywilnoprawne, w szczególności umowę zlecenie czy umowę o dzieło, przysługują pracownicze koszty uzyskania przychodów, które można podzielić na:
- Kwotowe koszty uzyskania przychodów.
- Zryczałtowane koszty uzyskania przychodów.
- Faktycznie poniesione
Poniżej omówimy poszczególne kategorie kosztów pracowniczych.
Kwotowe koszty uzyskania przychodów
Każdemu pracownikowi, który osiąga przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej przysługują kwotowe koszty uzyskania przychodów w wysokościach opisanych w poniższym zestawieniu.
| Miesięczne | Roczne | |
|---|---|---|
| Przychody z jednego stosunku pracy | 250 zł | 3.000 zł |
| Przychody z więcej niż jednego stosunku pracy | 375 zł | 4.500 zł |
| Przychody z jednego stosunku pracy, jeśli miejsce zamieszkania pracownika jest poza miejscowością, w której jest zakład pracy | 300 zł | 3.600 zł |
| Przychody z więcej niż jednego stosunku pracy, jeśli miejsce zamieszkania pracownika jest poza miejscowością, w której jest zakład pracy | 450 zł | 5.400 zł |
Wbrew temu co mogłoby się wydawać, wielu pracodawców boryka się z problemami prawidłowego rozliczania kosztów pracowniczych, dlatego powstała publikacja na ten temat.
W podlinkowanej publikacji zamieszczone rozliczenie pracowniczych kosztów uzyskania przychodów na przykładach. A co z kosztami jeśli pracownik jest zatrudniony na dwa etaty u jednego pracodawcy? Na to pytanie znajduje się odpowiedź w kolejnej publikacji.
Zryczałtowane koszty uzyskania przychodów
Przepisy ustawy o PIT mówią jeszcze o zryczałtowanych kosztach uzyskania przychodów w wysokości 20% i 50%, które stosuje się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, z praw autorskich i praw pokrewnych, które w pełnej szczegółowości zostały wymienione w ustawie. Ogólnie zryczałtowane koszty pracownicze przysługują od niżej wymienionych przychodów.
| Z działalności wykonywanej osobiście m.in. z: działalności artystycznej, literackiej, naukowej, oświatowej, publicystycznej, usługi wykonywane na podstawie umowy zlecenie czy umowy o dzieło |
Górna granica 50% kosztów uzyskania przychodów wynosi 120.000 zł, szczegóły są dostępne w podlinkowanej publikacji |
Koszty uzyskania przychodów w wysokości 50% najczęściej kojarzone są z umowami cywilnoprawnymi. Jednak ustawodawca nie uzależnia ich stosowania od rodzaju zawartej umowy, a więc można rozliczać 50% koszty również w przypadku umów o pracę, pod warunkiem spełnienia określonych przesłanek. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w podlinkowanej publikacji.
Pracownicze koszty w kwotach faktycznie poniesionych
Ustawodawca wprowadził jeszcze jedną kategorię kosztów pracowniczych, a mianowicie jeśli pracownik oceni, że jego roczne koszty uzyskania przychodów są wyższe od kosztów ustalonych w ustawie kwotowo, to może przyjąć w zeznaniu rocznym faktycznie poniesione wydatki.
Jeśli wydatki pracownika na dojazd do zakładu pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej są wyższe od limitów kwotowych, to przyjmuje wydatki faktycznie poniesione. Przy czym taki wydatek musi być udokumentowany wyłącznie imiennymi biletami okresowymi
Zaliczka na podatek dochodowy od wynagrodzeń
Płatnik ma obowiązek dokonywać obliczenia zaliczki na podatek dochodowy od każdej wypłaty wynagrodzenia, o ile nie korzysta ono ze zwolnienia od podatku PIT. Obowiązuje opodatkowanie dochodów według skali podatkowej.
| Do 120.000 zł | 12% minus kwota zmniejszająca podatek 3.600 zł |
| Powyżej 120.000 zł | 10.800 zł + 32% nadwyżki ponad 120.000 zł |
Kwota zmniejszająca podatek, tj. 30.000 zł, to wynik przemnożenia kwoty wolnej od podatku przez 12%, co daje 3.600 zł. Pracodawca przygotowując wyliczenie wynagrodzenia musi pamiętać o kwocie wolnej od podatku. W niektórych przypadkach będzie to się odbywało z mocy ustawy, w innych na żądanie pracownika. Począwszy od 2023 roku wprowadzono ważne zmiany w zakresie składanych przez pracownika wniosków i oświadczeń do pracodawcy, również w zakresie odliczania kwoty wolnej od podatku. Obecnie również osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne mogą wnioskować o jej stosowanie w trakcie roku podatkowego. Ponadto można wnioskować o zastosowanie kwoty zmniejszającej podatek do 3 płatników.
Obszerne wyjaśnienie, w jaki sposób składać PIT-2 do płatnika od 2023 roku znajduje się w podlinkowanej publikacji.
Przychód pracownika w związku z wykorzystaniem samochodu służbowego do celów prywatnych
Powszechną praktyką jest zgoda pracodawcy na wykorzystywanie samochodów służbowych do celów prywatnych pracownika. W takim przypadku po stronie pracownika powstaje przychód do opodatkowania w kwotach określonych w przepisach.
Samochody:
| |
| Samochody inne niż wymienione powyżej | |
| W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych powyżej | |
| Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy kwotami: odpowiednio 250 zł lub 400 zł i odpłatnością ponoszoną przez pracownika | |
Przykłady przychodów korzystających ze zwolnienia od podatku dochodowego
W ustawie o podatku dochodowym PIT ustawodawca wprowadził szereg zwolnień przedmiotowych, pełen katalog znajduje się w art. 21 ustawy. Poniżej opiszemy przykładowe dochody, które korzystają z takiego zwolnienia, a dość powszechnie występują przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy.
| Ulga dla młodych | Młodzi pracownicy do ukończenia 26 lat nie płacą podatku PIT, jeśli ich przychód w roku podatkowym nie przekroczy kwoty 85.528 zł |
| Dieta z tytułu podróży służbowej | Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej do wysokości określonej w Rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej |
| Świadczenia otrzymywane z ZFŚS | W podlinkowanej publikacji znajdują się szczegółowe informacje na temat limitów zwolnień z PIT w przypadku otrzymania świadczeń z ZFŚS |
| Finansowanie dojazdu do pracy przez pracodawcę | W podlinkowanej publikacji wyjaśnione kiedy finansowanie dojazdu będzie, a kiedy nie będzie po stronie przychodów do opodatkowania |
| Zwrot kosztów dla pracownika z tytułu użytkowania samochodu prywatnego | Pracownik, który wyraża zgodę na użytkowanie swojego samochodu do celów pracodawcy otrzymuje zwrot poniesionych kosztów, które ustala się w oparciu o prowadzenie tzw. kilometrówki lub wypłacany jest ryczałt miesięczny z tego tytułu. Zwrot kosztów poniesionych dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, będzie korzystał ze zwolnienia PIT, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Zwolnienie przysługuje do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach |
| Ekwiwalent pieniężny za pracę zdalną | Szczegóły rozliczania ekwiwalentu za pracę zdalną zostały wyjaśnione w podlinkowanej publikacji |
| Ekwiwalent za odzież i obuwie robocze | Z przepisów BHP wynika kiedy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi odzież i obuwie robocze. W takim przypadku wypłata ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia w PIT |
| Inne dodatkowe świadczenia dla pracowników | W podlinkowanej publikacji opisane zostały przykłady innych dodatkowych świadczeń z uwzględnieniem opodatkowania w PIT |
Podsumowanie
W dzisiejszej publikacji opisane zostały podstawowe wskaźniki i parametry dotyczące pracownika w 2024 roku. Jednym z głównych obowiązków pracodawcy jest naliczanie i wypłacanie wynagrodzeń za wykonywaną pracę, ale jak się okazuje przychodem pracownika mogą być również inne świadczenia otrzymywane w ramach stosunku zatrudnienia. Pracownik zatrudniony na pełen etat musi otrzymywać co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, a na umowach cywilnoprawnych minimalną stawkę godzinową. Każdemu pracownikowi przysługuje kwota wolna od podatku, a pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę pracownicze koszty uzyskania przychodów. Do umów cywilnoprawnych będą miały zastosowanie zryczałtowane koszty uzyskania przychodów w wysokości 20% lub 50%. Przepisy wymieniają również kategorie przychodów, które korzystają ze zwolnienia od podatku PIT, w artykule wymieniono niektóre z nich. Zagadnienia poruszone i omówione w publikacji stanowią niezbędną wiedzę dla służb kadrowo-płacowych.
3057 
Adrianna Glapiak
Dorota Łesak
Zespół IFIRMA
