Małgorzata Jagusiak
Przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych mają obowiązek ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Część przedsiębiorców może korzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania na kasie pod pewnymi warunkami, jednak nie o tym będziemy dzisiaj pisali. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się porównaniem kas i drukarek fiskalnych, wskazując na ich wady i zalety.
Kasa fiskalna i drukarka fiskalna – definicje podatkowe
Wielu przedsiębiorców często zastanawia się, czy kasa i drukarka fiskalna to jest to samo? W przepisach najczęściej pojawiają się informacje na temat kas fiskalnych, dlatego też tak trudno jest uchwycić różnicę pomiędzy kasą a drukarką fiskalną. W ustawie o podatku VAT jeżeli chodzi o sprzedaż na rzecz osób fizycznych mówi się jedynie o kasach fiskalnych. Mamy jeszcze Rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące i z niego można się dowiedzieć, jak jest zdefiniowana kasa i drukarka fiskalna.
Kasa fiskalna
Kasy z programem aplikacyjnym, posiadające własną bazę danych o towarach i usługach, zwaną dalej „bazą towarową”, z możliwością jej zmiany wyłącznie poprzez zdefiniowaną funkcję niezmiennego programu aplikacyjnego.
Drukarka fiskalna
Kasy bez programu aplikacyjnego, sterowane przez interfejs komunikacyjny zewnętrznym programem aplikacyjnym, które zamiast bazy towarowej zawierają algorytm weryfikujący zmiany przypisania stawek podatku oraz zwolnienia od podatku do nazw towarów lub usług.
Kasa a drukarka fiskalna – podobieństwa i różnice
Przyjrzymy się teraz czym tak naprawdę różni się kasa fiskalna od drukarki. Spróbujemy porównać kilka istotnych elementów dla lepszego zobrazowania.
Kasa fiskalna działa samodzielnie, nie potrzebuje dodatkowych aplikacji, żeby mogła pracować. |
Drukarka fiskalna, żeby mogła działać musi być połączona z komputerem lub laptopem. W takim przypadku będzie wymagane dodatkowe oprogramowanie sprzedażowe |
W pamięci kasy znajduje się baza towarów i usług |
Baza towarowa znajduje się na urządzeniu, z którym połączona jest drukarka fiskalna |
Stany magazynowe są aktualizowane dopiero po wprowadzeniu sprzedaży z kasy, może dojść do ujemnych stanów magazynowych |
W zależności od posiadanego oprogramowania stany magazynowe mogą być na bieżąco monitorowane, nie ma możliwości sprzedaży przy braku towaru na magazynie |
Zakup kasy fiskalnej – mniejsze obciążenie finansowe – jest tańsza |
Zakup drukarki fiskalnej – większe obciążenie finansowe – jest droższa |
Wydruk paragonu z kasy i drukarki fiskalnej jest taki sam, dla nabywcy nie ma widocznej różnicy czy paragon został wystawiony na kasie czy drukarce fiskalnej | |
Przedsiębiorcy mają możliwość zakupu również kasy fiskalnej mobilnej, która może okazać się niezbędna przykładowo przy działalności sezonowej, przy obsłudze imprez kulturalnych, sportowych a nawet w okresie nasilonego ruchu stacjonarnie w sklepie w celu usprawnienia obsługi.
Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna – wady i zalety
Stojąc przed wyborem kasa czy drukarka fiskalna ważne jest poznanie ograniczeń zarówno jednego, jak i drugiego urządzenia. W poprzednim akapicie wykazaliśmy podobieństwa i różnice, a przede wszystkim opisane zostały funkcje, jakie posiadają. Poniżej spróbujemy wskazać wady i zalety obydwu rozwiązań, przy czym warto w tym miejscu podkreślić, że to co jest wadą dla jednych może być zaletą dla innych.
| Instalacja kasy fiskalnej dobrze sprawdzi się przy ewidencjonowaniu sprzedaży w małych sklepach, drogeriach, u fryzjera, kosmetyczki, lekarza czy prawnika | Posiadanie drukarki fiskalnej będzie lepszym rozwiązaniem dla dużych sklepów, marketów |
| Kasa fiskalna może działać samodzielnie | Drukarka fiskalna wymaga połączenia z komputerem, laptopem |
| Na kasie znajduje się ograniczona ilość informacji z uwagi na niewielką pamięć. Wprowadzona jest przede wszystkim baza towarowa | Możliwości drukarki fiskalnej są znacznie większe, ponieważ jest zintegrowana z programem komputerowym |
| Nie można na bieżąco monitorować stanów magazynów, może dojść do sprzedaży towaru, którego nie ma na magazynie | Stany magazynowe aktualizują się na bieżąco w momencie wystawiania paragonu fiskalnego, nie ma możliwości stworzenia ujemnych stanów magazynowych |
| Kasa fiskalna ma ograniczone możliwości | Drukarka fiskalna współdziała z programem komputerowym, co pozwala na tworzenie raportów, zestawień, niestandardowych wydruków |
| Zarówno w przypadku kasy fiskalnej, jak i drukarki fiskalnej można ubiegać się o zwrot ulgi za zakup. Potwierdzają to również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach, przykładowa to interpretacja nr 0112-KDIL3.4012.36.2019.2.LS z dnia 24.01.2020 r. | |
Podsumowanie
Decyzja o zakupie kasy lub drukarki fiskalnej jest bardzo indywidualna i jej podjęcie zależy od kilku czynników, na które zwróciliśmy uwagę w publikacji. Wygodniejszym rozwiązaniem jest kasa fiskalna, która działa autonomiczne, natomiast uruchomienie drukarki jest możliwe dopiero po połączeniu z programem zainstalowanym na komputerze. Dla odbiorcy nie ma znaczenia z jakiego urządzenia otrzyma paragon fiskalny. Drukarka fiskalna ma więcej możliwości w odróżnieniu od kasy, która posiada jedynie w swojej pamięci bazę towarową. Jeżeli przedsiębiorcy zależy na monitorowaniu stanów magazynowych na bieżąco, to na pewno lepszym rozwiązaniem będzie drukarka fiskalna. W artykule podano wystarczająco dużo informacji, które na pewno pomogą podjąć decyzję o zakupie odpowiedniego dla danej firmy sprzętu.
1297 
Adrianna Glapiak
Adam Sawicki
„Z takiego obowiązku zwolnieni są ci podatnicy, których roczny obrót nie przekracza 20 000 zł oraz ci, którzy wykonują przynajmniej jedną czynność wymienioną w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2012 r., poz. 1382). ”
Radziłabym jeszcze raz przeczytać rozporządzenie 😉
Dziękujemy za uwagi. Test niestety opiera się na przepisach jakie już nie obowiązują i odnosi się do stanu prawnego na 2021 rok. Błąd jaki Pan zauważył poprawiliśmy, docelowo jednak cały tekst wymaga aktualizacji, co mamy nadzieję niedługo nastąpi.