Podwójne awizo i domniemanie odebrania przesyłki – czyli kiedy można uznać przesyłkę za skutecznie doręczoną ?

Miejsce doręczenia pism osobom fizycznym

Zgodnie z przepisem art. 42 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej jako KPA):

• pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy albo na adres do korespondencji wskazany w bazie adresów elektronicznych;
• pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej;
• w razie niemożności doręczenia pisma w powyżej określony sposób, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.

Z kolei w przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.

Krąg podmiotów uprawnionych do odbioru przesyłki pocztowej został określony w ogólny sposób w art. 37 ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe. Przesyłkę pocztową doręcza się adresatowi pod adresem wskazanym na przesyłce lub w umowie o świadczenie usługi pocztowej. Zgodnie zatem z przepisem art. 37 ust. 2 Prawa pocztowego przesyłka pocztowa, jeżeli nie jest nadana na poste restante, może być także wydana ze skutkiem doręczenia następującym podmiotom:

• adresatowi:
• do jego oddawczej skrzynki pocztowej, z wyłączeniem przesyłek rejestrowanych,
• w placówce pocztowej, jeżeli podczas próby doręczenia przesyłki pocztowej adresat był nieobecny pod adresem wskazanym na przesyłce, przekazie pocztowym lub w umowie o świadczenie usługi pocztowej albo doręczenie za pomocą oddawczej skrzynki pocztowej nie jest możliwe,
• w miejscu uzgodnionym przez adresata lub nadawcę z operatorem pocztowym;
• przedstawicielowi ustawowemu adresata lub pełnomocnikowi adresata upoważnionemu na podstawie pełnomocnictwa udzielonego na zasadach ogólnych lub na podstawie pełnomocnictwa pocztowego:
• pod adresem wskazanym na przesyłce pocztowej, przekazie pocztowym lub w umowie o świadczenie usługi pocztowej,
• w placówce pocztowej;
• osobie pełnoletniej zamieszkałej razem z adresatem, jeżeli adresat nie złożył w placówce pocztowej zastrzeżenia w zakresie doręczenia przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego:
• pod adresem wskazanym na przesyłce pocztowej, przekazie pocztowym lub w umowie o świadczenie usługi pocztowej,
• w placówce pocztowej, po złożeniu na piśmie oświadczenia o zamieszkiwaniu razem z adresatem;
• osobie uprawnionej do odbioru przesyłek pocztowych w urzędzie organu władzy publicznej, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 756), jeżeli adresatem przesyłki jest dany organ władzy publicznej;
• osobie uprawnionej do odbioru przesyłek pocztowych w podmiotach będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, jeżeli adresatem przesyłki jest:
• dana osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,
• niebędąca członkiem organu zarządzającego albo pracownikiem danej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej osoba fizyczna w niej przebywająca;
• kierownikowi jednostki organizacyjnej lub osobie fizycznej przez niego upoważnionej, jeżeli adresatem przesyłki pocztowej jest osoba fizyczna przebywająca w jednostce, w której ze względu na charakter tej jednostki lub powszechnie uznawany zwyczaj doręczenie przesyłki adresatowi jest znacznie utrudnione lub niemożliwe.

Natomiast zgodnie z przepisem art. 37 ust. 4a Prawa pocztowego w stanach nadzwyczajnych lub w przypadku wystąpienia stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, przesyłka listowa będąca przesyłką rejestrowaną może być doręczona adresatowi do jego oddawczej skrzynki pocztowej bez konieczności składania przez adresata wniosku o doręczanie przesyłek rejestrowanych w taki sposób. Nie dotyczy to przesyłek wysyłanych do ani wysyłanych przez:

• sądy i trybunały;
• prokuraturę i inne organy ścigania;
• komornika sądowego.

W stanach nadzwyczajnych lub w przypadku wystąpienia stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego zawieszone jest wykonywanie przez operatora pocztowego obowiązku uzyskania pokwitowania odbioru przesyłki kurierskiej.

Niemożność doręczenia przesyłki a awizowani

W razie niemożności doręczenia pisma adresatowi, w miejscu w którym powinien się on znajdować oraz innej osobie, w przypadku nieobecności adresata, to:

• operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;
• pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ.

Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu, gdzie zasadniczo adresat powinien się znajdować, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia.

Doręczenie pisma w trybie zastępczym wymaga spełnienia łącznie następujących warunków, tj.:

• niemożność doręczenia pisma adresatowi, a także jego dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy;
• złożenie pisma na okres 14 dni w placówce pocztowej lub w urzędzie właściwej gminy (miasta), jeśli podmiotem doręczającym nie jest operator pocztowy;
• dwukrotne umieszczenie zawiadomienia o dacie i miejscu pozostawienia przesyłki w skrzynce na korespondencję lub – gdy nie jest to możliwe – w drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

Uregulowane w przepisie art. 44 KPA doręczenie określa się mianem doręczenia zastępczego lub też subsydiarnego ze względu na fakt, że znajduje ono zastosowanie, gdy nie można doręczyć pisma w sposób określony przepisami sposób. Zatem nieobecny adresat, podczas podejmowania przez listonosza próby doręczenia przesyłki poleconej przykładowo w domu, na mocy art. 44 KPA, ma możliwość odebrania w późniejszym terminie w placówce pocztowej operatora lub w urzędzie właściwej gminy nadaną do niego przesyłkę.

Jak słusznie wskazuje się w orzecznictwie przepisy regulujące doręczenia zastępcze mają na celu umożliwienie prawidłowego i sprawnego przebiegu postępowania w przypadkach, gdy dokonanie doręczenia samemu adresatowi jest utrudnione np. z uwagi na jego nieobecność pod wskazanym adresem [por. postanowienie NSA z dnia 7 maja 2014 r., sygn. akt II OSK 1071/14].

Przesłanką skutecznego doręczenia zastępczego jest pozostawienie przesyłki poleconej na okres 14 dni w placówce pocztowej, jeżeli doręczenia dokonuje operator pocztowy lub w urzędzie właściwej gminy (miasta), jeżeli podmiotem doręczającym jest pracownik organu lub inna upoważniona osoba lub organ. Jednakże istotne jest umieszczenie przez doręczającego zawiadomienia o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni w placówce pocztowej lub złożeniu w urzędzie gminy (miasta) w oddawczej skrzynce pocztowej.

Prawidłowość doręczenia decyzji organu pierwszej instancji ma fundamentalne znaczenie dla sytuacji prawnej strony postępowania, ponieważ warunkuje jej prawo do skorzystania ze środka odwoławczego, a w dalszej kolejności prawo odwołania się do sądu. Dlatego fakt prawidłowego doręczenia decyzji organu pierwszej instancji musi mieć charakter niepodważalny [por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 2 marca 2022 r., sygn. akt III SA/Gl 1544/21].

A jak obalić takie doręczenie ?

Aby można było uznać, że doręczenie zastępcze zostało prawidłowo dokonane, to muszą zostać spełnione łącznie dwie przesłanki, tj.:

• pismo zostało złożone w placówce pocztowej albo z urzędzie w terminie łącznym 14 dni;
• zawiadomienie o złożeniu pisma w placówce pocztowej albo w urzędzie zostanie umieszczone w miejscu, w którym powinno się zastać adresata przesyłki.

Gdy powyższe przesłanki nie zostaną spełnione w sposób łączny, to brak jest podstaw do przyjęcia domniemania doręczenia i skutków prawnych, jakie można wywodzić jedynie ze skutecznego doręczenia przesyłki adresatowi. Zatem uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje brak możliwości skutecznego powołania się na domniemanie doręczenia.

Dodatkowo domniemanie związane z doręczeniem zastępczym można obalić również przez wykazanie, że adresat pisma z przyczyn od niego niezależnych nie mógł odebrać przesyłki i dowiedzieć się o jej treści.

Powyższe znajduje potwierdzenie w jednolitej linii orzeczniczej:

Wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 23 stycznia 2023 r., I OSK 2745/19

• Domniemanie doręczenia (art. 44 KPA) może zostać obalone, gdy adresat udowodni, że mimo zastosowania zastępczej formy doręczenia pismo nie zostało mu doręczone z przyczyn od niego niezależnych, czego skarżący nie dokonał w ocenianej sprawie, poprzestając na wskazaniu, że nie powziął wiadomości o złożeniu korespondencji w placówce pocztowej.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 15 lutego 2023 r., I OSK 762/22

• Domniemanie doręczenia w trybie art. 44 KPA może zostać obalone m.in. gdy adresat wykaże, że zastosowana zastępcza forma doręczenia pisma nie powinna mieć miejsca albo zastosowano ją wadliwie. Przy czym procesowa instytucja doręczenia zastępczego polega nie tyle na domniemaniu, ile oparta jest na konstrukcji fikcji prawnej przez uznanie, że nastąpiło doręczenie pisma, które de facto nie musiało mieć miejsca. Warunkiem przyjęcia przez organ owej fikcji prawnej, prowadzącej do uznania, że nastąpiło doręczenie zastępcze, jest dysponowanie przez ten organ niebudzącym wątpliwości dowodem potwierdzającym, że przesłanki określone w art. 44 KPA zostały spełnione.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 15 lutego 2023 r., I OSK 761/22

• Podważenie doręczenia przesyłki w trybie art. 44 KPA może mieć miejsce w razie wykazania okoliczności kwestionujących prawidłowość jej doręczenia, w tym także procedury awizacji przesyłki. Skonstatowanie wadliwości procedury doręczenia przesyłki prowadzi jednak do wniosku, iż przesyłka nie została stronie prawidłowo (skutecznie) doręczona, a tym samym nie rozpoczął jeszcze biegu termin do jej zaskarżenia, a w konsekwencji termin ten nie mógł być uchybiony i bezprzedmiotowe jest domaganie się jego przywrócenia.

Podsumowanie

Niewątpliwie, aby doszło do uznania, że prawidłowo dokonano doręczenie zastępcze, to muszą zostać spełnione łącznie dwie przesłanki w postaci, tj. złożenia pisma na czas 14 dni w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy (miasta) oraz właściwe dokonanie zawiadomienie adresata o tym fakcie w miejscu, w którym go można zastać. Takie przesłanki oraz niepodjęcie przez adresata odbioru przesyłki poleconej skutkują uznaniem, że przesyłka ta została skutecznie doręczona mimo, że adresat fizycznie jej nigdy nie odebrał. Dlatego gdy z naszej winy uchybimy terminowi odbioru przesyłki, to musimy liczyć się z konsekwencjami jakie rodzi chociażby termin w piśmie z znajdującym się w tejże doręczanej przesyłce – na ustosunkowanie się do wystosowanego do nas wezwania przez organ podatkowy.

A jeśli chcesz wiedzieć jak przywrócić uchybiony termin w postępowaniu podatkowym, to przeczytaj ten artykuł.