Delegacja krajowa przedsiębiorcy

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą lub będąca wspólnikiem spółki cywilnej albo jawnej, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z odbyciem podróży służbowej.

Wysokość diet z tytułu podróży służbowej jest regulowana przepisami. Wartość przysługujących diet podlega ujęciu w kosztach uzyskania przychodu w KPiR na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego zwanego “Rozliczeniem delegacji”.

W bieżącym roku dieta krajowa to 30 zł za każdy, pełny dzień podróży rozumiany jako trwający ponad 12 godzin. Zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym podróży służbowych: należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

  1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
    • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
    • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
    • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
    • do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
    • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Przedsiębiorca nie może zaksięgować w koszty faktur za własne wyżywienie, dlatego dieta jest traktowana jako pieniężny ekwiwalent posiłku.

Jeżeli w trakcie delegacji zostało zapewnione bezpłatne wyżywienie, np. w cenie usługi hotelowej zawarte jest także śniadanie, to kwotę diety pomniejsza się przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25% diety,
  • obiad – 50% diety,
  • kolacja – 25% diety.

Koszty podróży

Podatnicy często pytają, czy bilet może być potraktowany jak faktura VAT. Może, ale aby tak się stało musi on dotyczyć przejazdu na odległość co najmniej 50 km oraz zawierać nazwę i numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika (sprzedawcy), numer i datę wystawienia biletu, informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi oraz kwotę należności wraz z podatkiem oraz kwotę podatku. Jeżeli bilet spełnia powyższe warunki, to możemy zaksięgować go bezpośrednio w kosztach firmy jak każdą inną fakturę VAT.

Biletów komunikacji miejskiej lub paragonów za przejazd taksówką nie możemy zaliczyć samodzielnie do kosztów. Takie wydatki powinny być udokumentowane rachunkiem lub fakturą VAT.

W przypadku delegacji odbywanych samochodem służbowym lub użyczonym na działalność gospodarczą należy fakturę za paliwo wprowadzić przez zakładkę “Pojazdy” i wybrać konkretny samochód. Następnie należy dodać pozycję w “Ewidencji przebiegu pojazdu”, jeśli taką trzeba prowadzić.

Nocleg

Właścicielowi firmy nie przysługują ryczałty noclegowe. Aby zaliczyć w koszty nocleg trzeba posiadać rachunki lub faktury potwierdzające usługę hotelową. Fakturę wliczamy w koszty w kwocie brutto, ponieważ nie przysługuje odliczenie podatku VAT. Księgujemy ją przez zakładkę “Wydatki” ➡ “Dodaj wydatek” ➡ “Hotele i gastronomia” ➡ “faktura”, wówczas serwis sam zaliczy koszt w wartości brutto bez odliczania VAT.

Rozliczenie delegacji w serwisie

Pobierz dokument “Delegacja krajowa”. Koszty związane z delegacją, wyszczególniamy w rachunku kosztów podróży, następnie księgujemy w serwisie poprzez zakładkę „Wydatki” ➡ „ Dodaj wydatek” ➡ „Dowód wewnętrzny”.

Przykład tworzenia “dowodu wewnętrznego”

  • w polu „Opis” podajemy nr delegacji,
  • w polu „Kwota” wpisujemy łączną sumę wydatków,
  • w polu „Wpis do KPiR” wybieramy z listy „Pozostałe wydatki”.

UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej